Die jährliche Inventur steht an. Mehrere Mitarbeiter gehen durch das Lager, zählen Artikel und notieren Mengen. Währenddessen müssen Bestellungen bearbeitet, Waren eingelagert und Kundenaufträge versendet werden.
In vielen Unternehmen bedeutet das: Der normale Lagerbetrieb wird eingeschränkt oder sogar vollständig unterbrochen. Nach der Bestandsaufnahme beginnt die eigentliche Nacharbeit. Zähllisten müssen übertragen, Differenzen geprüft und Bestände korrigiert werden.
Dabei lässt sich dieser Prozess wesentlich einfacher gestalten.
Eine moderne Inventursoftware sollte Bestände direkt am Lagerplatz digital erfassen, Abweichungen nachvollziehbar dokumentieren und eine spätere Korrektur ermöglichen. Besonders wichtig ist dabei, dass die Inventur den laufenden Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt.
Digitale Inventur direkt am Lagerplatz
Eine zeitgemäße Inventurlösung sollte die Bestandsaufnahme dort ermöglichen, wo sich die Ware tatsächlich befindet: direkt am Lagerplatz.
Mitarbeiter erfassen Artikel beispielsweise mit einem mobilen Scanner oder einem geeigneten mobilen Endgerät. Die gezählte Menge wird unmittelbar digital gespeichert. Damit entfallen handschriftliche Zähllisten und die spätere manuelle Übertragung.
Ein gutes System dokumentiert dabei automatisch:
Welcher Artikel wurde erfasst?
An welchem Lagerplatz erfolgte die Zählung?
Welche Menge wurde gezählt?
Welcher Mitarbeiter hat die Erfassung durchgeführt?
Zu welchem Datum und welcher Uhrzeit fand die Zählung statt?
Diese Informationen bilden die Grundlage für eine nachvollziehbare Inventur und erleichtern spätere Kontrollen.
Warum der Bestandszeitpunkt entscheidend ist
Eine besonders wichtige Funktion moderner Inventursoftware ist die Speicherung des Sollbestands zum Zeitpunkt der Bestandsaufnahme. Denn zwischen dem Zählen eines Artikels und der endgültigen Verbuchung der Inventur können weitere Warenbewegungen stattfinden.
Praxisbeispiel: Inventur trotz laufendem Lagerbetrieb
Ein Mitarbeiter scannt einen Artikel und zählt 48 Stück. Zum Zeitpunkt der Aufnahme weist die Warenwirtschaft einen Sollbestand von 50 Stück aus.
Sollbestand
50 Stück
Gezählt
48 Stück
Differenz
−2 Stück
Anschließend werden fünf weitere Stück verkauft und ordnungsgemäß ausgebucht. Der aktuelle Systembestand beträgt nun 45 Stück.
Würde die Inventursoftware später einfach den gezählten Bestand von 48 Stück übernehmen, wäre das Ergebnis falsch.
Eine durchdachte Inventurlösung speichert deshalb den ursprünglichen Sollbestand und ermittelt die Differenz von minus zwei Stück. Bei der späteren Verbuchung wird diese Differenz berücksichtigt, sodass der Bestand im Beispiel korrekt auf 43 Stück korrigiert wird.
Voraussetzung dafür ist, dass zwischenzeitliche Warenbewegungen eindeutig zugeordnet und nicht doppelt berücksichtigt werden.
Der entscheidende Vorteil: Die Inventurdifferenzen können zu einem späteren Zeitpunkt geprüft und verbucht werden, ohne dass sämtliche Lagerbewegungen bis dahin gestoppt werden müssen.
Inventurdifferenzen direkt am Lagerplatz kontrollieren
Nicht jede Inventurdifferenz bedeutet automatisch, dass Ware fehlt.
Häufig sind die Ursachen ganz alltäglich: Ein Artikel wurde übersehen, befindet sich auf einem benachbarten Lagerplatz oder wurde bei der Zählung versehentlich doppelt erfasst.
Deshalb sollte eine moderne Inventursoftware ermöglichen, auffällige Bestände direkt im Lager nachzukontrollieren.
Ein sinnvoller Ablauf sieht beispielsweise so aus:freigegeben und verbucht.
Ein Mitarbeiter erfasst den Bestand digital.
Die Software ermittelt eine Abweichung zum Sollbestand.
Die Differenz wird zur Prüfung gekennzeichnet.
Ein Mitarbeiter führt am betroffenen Lagerplatz eine Kontrollzählung durch.
Erst nach der Klärung wird die endgültige Differenz freigegeben und verbucht.
Idealerweise kann diese Nachzählung ebenfalls mit einem mobilen Inventurscanner erfolgen. Dadurch müssen Mitarbeiter nicht erst im Büro Differenzlisten ausdrucken und anschließend erneut mit Papierunterlagen durch das Lager gehen.
Nicht erfasste Artikel müssen berücksichtigt werden
Ein häufiger Schwachpunkt bei digitalen Inventuren ist der Umgang mit Artikeln, die überhaupt nicht gescannt wurden. Angenommen, die Warenwirtschaft weist für einen Artikel einen Bestand von zwölf Stück aus. Während der Inventur wird dieser Artikel jedoch an keinem Lagerplatz erfasst.
Wenn die Software ausschließlich gescannte Artikel berücksichtigt, entsteht für diesen Artikel möglicherweise keine Inventurdifferenz.
Deshalb sollte eine moderne Inventurlösung nach Abschluss der Zählung automatisch prüfen, welche Artikel laut Warenwirtschaft einen Bestand besitzen, aber innerhalb des Inventurbereichs nicht aufgenommen wurden. Diese Positionen müssen in einer gesonderten Prüfliste erscheinen.
Wichtig: Eine fehlende Erfassung darf nicht automatisch als tatsächlicher Nullbestand interpretiert werden. Zunächst muss geklärt werden, ob der Artikel übersehen wurde, sich an einem anderen Lagerplatz befindet oder tatsächlich nicht vorhanden ist. Erst danach sollte eine entsprechende Bestandskorrektur erfolgen.
Differenzinventur statt vollständiger Bestandsüberschreibung
Eine gute Inventursoftware sollte nicht zwangsläufig sämtliche Bestände neu setzen müssen. Bei einer Differenzinventur wird die gezählte Istmenge mit dem gespeicherten Sollbestand verglichen. Anschließend werden ausschließlich die festgestellten und freigegebenen Abweichungen korrigiert.
Das ist besonders hilfreich, wenn ein Unternehmen seine Inventur über mehrere Tage durchführt oder einzelne Lagerbereiche nacheinander zählt.
Voraussetzung ist eine zuverlässige Dokumentation der Bestände und Warenbewegungen. Nur so lässt sich verhindern, dass zwischenzeitliche Buchungen verloren gehen oder Bestandskorrekturen mehrfach erfolgen.
Seriennummern und Chargen zuverlässig erfassen
In vielen Lagern reicht es nicht aus, ausschließlich die Artikelmenge zu zählen.
Bei Produkten mit Seriennummern muss nachvollziehbar sein, welche konkreten Einheiten vorhanden sind. Bei chargengeführten Artikeln muss zusätzlich erfasst werden, welcher Charge die Ware zugeordnet ist.
Eine moderne Inventurlösung sollte deshalb beide Verfahren unterstützen.
Inventurart | Was muss erfasst werden? |
|---|---|
Mengeninventur | Artikel und tatsächlich vorhandene Menge |
Seriennummerninventur | Artikel, Menge und einzelne Seriennummern |
Chargeninventur | Artikel, Menge und zugehörige Charge |
Gerade bei technischen Produkten, Ersatzteilen, Lebensmitteln oder anderen rückverfolgungspflichtigen Waren ist diese Unterscheidung entscheidend.
Mehrere Inventurscanner und eine einfache Bedienung
In größeren Lagern arbeiten häufig mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an der Bestandsaufnahme. Deshalb sollte eine Inventursoftware mehrere mobile Erfassungsgeräte unterstützen und die Ergebnisse zentral zusammenführen. Dabei muss die Software verhindern, dass Zählungen versehentlich doppelt berücksichtigt werden. Auch eine klare Zuordnung von Mitarbeitern und Inventurbereichen ist sinnvoll.
Ebenso wichtig ist eine einfache Bedienung. Mitarbeiter sollten ohne umfangreiche Schulung erkennen können, welcher Artikel gescannt wurde, welche Menge erfasst ist und ob eine Korrektur erforderlich ist. Eine chronologische Erfassungshistorie sorgt zusätzlich für Transparenz. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wann welche Bestandsaufnahme oder Nachzählung stattgefunden hat.
Lagerplätze während der Inventur aktualisieren
Eine Inventur bietet außerdem die Gelegenheit, die Qualität der Lagerdaten zu verbessern. Während der Zählung fällt beispielsweise auf, dass ein Artikel inzwischen an einem anderen Regalplatz liegt als ursprünglich im System hinterlegt.
Eine moderne Inventurlösung sollte deshalb ermöglichen, Lagerkoordinaten direkt am mobilen Gerät zu prüfen und bei entsprechender Berechtigung zu aktualisieren. So verbessert die Inventur gleichzeitig die Datenbasis für spätere Einlagerungen, Kommissionierungen und Bestandsabfragen.
Zusammenspiel zwischen WMS und Warenwirtschaft
Besonders wirkungsvoll wird eine digitale Inventur durch die direkte Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem beziehungsweise ERP.
Ein WMS (Warehouse Management System) verwaltet die operativen Lagerprozesse. Das ERP beziehungsweise die Warenwirtschaft führt unter anderem die kaufmännisch relevanten Artikel- und Bestandsdaten.
Für eine zuverlässige Inventur sollten beide Systeme miteinander abgestimmt sein. Das WMS übernimmt beispielsweise die mobile Erfassung, Lagerplatzzuordnung und Kontrollzählung. Die Warenwirtschaft verarbeitet anschließend die freigegebenen Bestandskorrekturen.
Wichtig ist, dass beide Systeme mit denselben Artikelinformationen arbeiten und die Buchungen eindeutig nachvollziehbar bleiben.
Fazit: Eine moderne Inventurlösung muss mehr können als zählen
Eine digitale Inventur besteht aus wesentlich mehr als dem Scannen von Barcodes. Entscheidend sind die Speicherung des Sollbestands zum Aufnahmezeitpunkt, eine zuverlässige Differenzermittlung und die Möglichkeit, Abweichungen vor der endgültigen Verbuchung zu kontrollieren.
Auch nicht erfasste Artikel, Seriennummern, Chargen und die parallele Arbeit mit mehreren Scannern müssen berücksichtigt werden.
Eine gut durchdachte Inventurlösung kann damit den organisatorischen Aufwand deutlich reduzieren und dazu beitragen, dass der Lagerbetrieb während der Inventur weitgehend weiterlaufen kann. Wer seine Inventur digitalisieren möchte, sollte sich deshalb nicht ausschließlich die Erfassungsoberfläche zeigen lassen, sondern insbesondere die Abläufe bei Differenzen, Nachzählungen und späteren Bestandsbuchungen prüfen.
Eine praktische Demonstration dieser Prozesse zeigt meist schnell, ob die Software zu den eigenen Lagerabläufen passt.
FAQ – Häufige Fragen zur digitalen Inventur
Ja, sofern die Inventursoftware den Sollbestand zum Aufnahmezeitpunkt speichert und spätere Warenbewegungen korrekt berücksichtigt. Je nach Lagerprozess können dennoch zeitweise Einschränkungen für einzelne Artikel oder Lagerplätze sinnvoll sein.
Eine gute Inventursoftware erkennt Artikel mit vorhandenem Sollbestand, die innerhalb des definierten Inventurbereichs nicht erfasst wurden. Diese sollten zunächst kontrolliert werden, bevor eine Bestandskorrektur erfolgt.
Nein. Eine moderne Inventurlösung sollte ermöglichen, Differenzen zunächst zu speichern, zu prüfen und erst nach Freigabe zu verbuchen.
Ja. Mit mehreren mobilen Inventurscannern lassen sich Lagerbereiche parallel bearbeiten. Die Software sollte dabei eine eindeutige Zuordnung und den Schutz vor doppelten Erfassungen gewährleisten.
Nicht automatisch. Entscheidend sind unter anderem eine nachvollziehbare Dokumentation, geeignete Kontrollverfahren und die Einhaltung der geltenden Inventur- und Buchführungsvorschriften. Auch das eingesetzte Inventurverfahren muss zu den betrieblichen und rechtlichen Anforderungen passen.