Mengenprüfung:
Stimmen die erfassten Liefermengen mit den Rechnungspositionen überein?
Preis- und Margenprüfung:
Entsprechen die berechneten Einkaufspreise den erwarteten Werten oder erkennt die Margenüberwachung Auffälligkeiten?
Wareneingang mit dbFakt
Flexibel, digital und kontrolliert
Mit dbFakt gestalten Sie Ihren Wareneingang flexibel, effizient und sicher: Von der klassischen Warenbuchung bis zur digitalen Erfassung mit Moinlog. Durch den automatisierten Abgleich von Liefermengen, Einkaufspreisen und Eingangsrechnungen behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Lagerbestände.
Der Wareneingang gehört zu den wichtigsten Prozessen einer Warenwirtschaft. Denn nur wenn gelieferte Waren korrekt erfasst, Mengen zuverlässig geprüft und Einkaufspreise kontrolliert werden, stimmen auch Ihre Lagerbestände und Kalkulationen.
Mit dbFakt gestalten Sie Ihren Wareneingang so flexibel, wie es Ihre betrieblichen Abläufe erfordern. Ob klassische Einzelbuchung, vollständige Bestellübernahme, digitaler Wareneingang über XRechnung und ZUGFeRD oder mobile Lagererfassung mit Moinlog – dbFakt bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Wareneingänge effizient und nachvollziehbar zu bearbeiten.
Besonders leistungsfähig wird der Wareneingang durch die Verbindung mit der digitalen Rechnungsverarbeitung: Liefermengen und Einkaufspreise lassen sich automatisch mit den erfassten Warenbewegungen abgleichen. Abweichungen werden erkannt und können gezielt nachbearbeitet werden.
Erfassen Sie gelieferte Artikel direkt in dbFakt und ordnen Sie diese der entsprechenden Bestellung zu. Jede Buchung wird protokolliert. Zusätzlich dokumentiert eine Kontrollmenge den Lagerbestand unmittelbar nach dem jeweiligen Buchungsvorgang. So bleiben Bestandsveränderungen jederzeit nachvollziehbar.
Buchen Sie eine gesamte Bestellung mit wenigen Schritten ein oder übernehmen Sie die vorgeschlagenen Bestellmengen und passen diese an die tatsächliche Lieferung an. Gerade bei Teillieferungen oder Mengenabweichungen sparen Sie dadurch wertvolle Zeit.
Nutzen Sie elektronische Eingangsrechnungen direkt als Grundlage für die Wareneingangsbuchung. dbFakt wertet die Rechnungspositionen aus, schlägt passende Artikel vor und weist auf nicht erkannte oder nicht eindeutig zugeordnete Positionen hin. Die Einkaufspreise werden direkt aus der Rechnung übernommen.
Erfassen Sie eingehende Waren direkt im Lager durch Scannen der Artikel. Die mobile Erfassung lässt sich mit der digitalen Rechnungsverarbeitung kombinieren – bis hin zum mengen- und preisgeprüften Wareneingang.
Die besondere Stärke von dbFakt liegt in der Kombination aus Warenwirtschaft, mobiler Lagererfassung und digitalem Rechnungseingang. Dabei können Sie selbst entscheiden, zu welchem Zeitpunkt ein Wareneingang tatsächlich bestandswirksam gebucht wird.
Sie erhalten zunächst eine elektronische Eingangsrechnung Ihres Lieferanten. dbFakt wertet die enthaltenen Artikel, Mengen und Einkaufspreise aus und stellt diese Informationen als Vorlauf für den Wareneingang bereit.
Sobald die Ware eintrifft, werden die gelieferten Artikel mit Moinlog im Lager gescannt und mit den angekündigten Mengen abgeglichen.
Ihr Vorteil: Die elektronische Rechnung liefert bereits die erforderlichen Informationen. Im Lager müssen die Waren lediglich erfasst und mit den angekündigten Mengen abgeglichen werden.
Alternativ erfassen Sie die tatsächlich eingetroffenen Waren zunächst mobil mit Moinlog. Die Artikel können bereits ihren vorgesehenen Lagerplätzen zugeordnet und entsprechend verräumt werden.
Der Wareneingang bleibt jedoch zunächst vorläufig. Das bedeutet: Die Ware wurde physisch erfasst, der verfügbare Lagerbestand wird aber noch nicht durch diese Buchung erhöht.
Erst wenn die digitale Eingangsrechnung vorliegt und ausgewertet wurde, erfolgt die Verprobung.
dbFakt kontrolliert dabei zwei wesentliche Kriterien:
Stimmen die erfassten Liefermengen mit den Rechnungspositionen überein?
Entsprechen die berechneten Einkaufspreise den erwarteten Werten oder erkennt die Margenüberwachung Auffälligkeiten?
Positionen, bei denen die Mengen übereinstimmen und die Margenüberwachung keine Abweichung meldet, können anschließend verbucht werden.
Positionen mit Abweichungen bleiben als offene Vorgänge bestehen und können gezielt überprüft, korrigiert und bestätigt werden.
Ihr Vorteil: Sie verbinden eine schnelle Warenannahme mit einer kontrollierten Bestandsbuchung. Mengen- oder Preisabweichungen werden erkannt, bevor die betreffenden Positionen endgültig in den Lagerbestand übernommen werden.
Mit dbFakt endet die Kontrolle nicht bei der Warenannahme.
Im integrierten Rechnungseingangsbuch können bereits gebuchte Wareneingänge nachträglich mit den zugehörigen Eingangsrechnungen abgeglichen werden. Dadurch entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Bestellung, Warenlieferung, Lagerbestand und Lieferantenrechnung.
In Kombination mit dem KI-gestützten Rechnungseingang lassen sich Rechnungsinformationen digital auswerten und für die weitere Verarbeitung bereitstellen.
Klassisch, bestellbezogen, elektronisch oder mobil.
Artikel, Mengen und Einkaufspreise aus E-Rechnungen übernehmen.
Liefermengen und Einkaufspreise systematisch vergleichen.
Nachvollziehbare Buchungen und dokumentierte Kontrollmengen.
Wareneingänge mit Moinlog direkt vor Ort erfassen.
Abweichende Positionen bleiben offen und können geprüft werden.
Ob einzelne Artikel, komplette Bestellungen, Teillieferungen oder elektronisch angekündigte Warenlieferungen: dbFakt unterstützt Sie dabei, Ihren Wareneingang an Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe anzupassen.
Durch die Kombination aus digitaler Rechnungsauswertung, mobiler Erfassung, automatischer Mengenprüfung und Margenüberwachung entsteht ein kontrollierter Prozess – vom Eintreffen der Ware bis zur endgültigen Bestandsbuchung.
Entdecken Sie, wie dbFakt Ihren Wareneingang vereinfacht und gleichzeitig die Sicherheit Ihrer Lagerbestände und Einkaufskalkulation verbessert.
Jetzt dbFakt kennenlernen und digitale Wareneingangsprozesse optimieren.
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