Ein Mitarbeiter in der Montage nimmt die letzte Packung einer bestimmten Schraube aus dem Regal. Für den aktuellen Auftrag reicht der Bestand noch. Doch wer meldet dem Einkauf, dass Nachschub benötigt wird?
In vielen Betrieben beginnt an dieser Stelle ein manueller Prozess: Der Mitarbeiter schreibt eine Notiz, informiert einen Kollegen oder meldet den Bedarf später im Büro. Das funktioniert – solange die Information nicht vergessen wird.
Ein WMS (Warehouse Management System), also eine Software zur Steuerung und Verwaltung von Lagerprozessen, kann diesen Ablauf deutlich direkter gestalten. Der Bestellbedarf wird dort erfasst, wo er entsteht: unmittelbar am Lagerort.
Warum Bestellbedarf direkt im Lager erfasst werden sollte
Nicht jede Materialentnahme entsteht durch einen klassischen Kundenauftrag. Gerade in Produktions- und Montagebetrieben werden regelmäßig Materialien aus dem Lager für interne Zwecke benötigt.
Ein typisches Beispiel ist ein Maschinenbaubetrieb. Für die Endmontage werden Schrauben, Muttern, Verbindungselemente oder andere Verbrauchsmaterialien benötigt. Mitarbeiter entnehmen diese Artikel direkt aus dem Lager.
Wird dabei die letzte oder vorletzte Verpackungseinheit angebrochen, ist für den Mitarbeiter vor Ort sofort erkennbar: Dieser Artikel muss nachbestellt werden.
Genau diese Information sollte möglichst ohne Umweg in den Beschaffungsprozess gelangen.
Bestellvorschlag statt Bestellung
Dabei ist eine wichtige Unterscheidung sinnvoll: Der Lagermitarbeiter muss nicht zwangsläufig selbst eine Bestellung beim Lieferanten auslösen. Stattdessen kann er einen Bestellvorschlag erfassen. Dieser signalisiert dem Einkauf, dass für einen bestimmten Artikel neuer Bedarf besteht.
Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
| Direkt im Lager | Anschließend im Einkauf |
| aktuellen Bestand beziehungsweise Bedarf erkennen | offene Bestellungen berücksichtigen |
| benötigte Menge erfassen | Bestellmenge gegebenenfalls anpassen |
| Bestellvorschlag anlegen | Lieferant und Konditionen prüfen |
| Vorschlag an die Warenwirtschaft übergeben | endgültige Bestellung auslösen |
Damit bleiben die Verantwortlichkeiten klar verteilt: Das Lager meldet den tatsächlichen Bedarf, während der Einkauf die kaufmännische Prüfung und Bestellung übernimmt.
Bereits bestellte Mengen müssen sichtbar sein
Ein Bestellvorschlag allein reicht allerdings nicht aus. Das WMS sollte dem Mitarbeiter auch zeigen können, ob für den betreffenden Artikel bereits eine Bestellung existiert.
Angenommen, die letzte Packung Schrauben wird entnommen. Der Mitarbeiter möchte deshalb einen Bestellvorschlag erfassen. Im System ist jedoch bereits hinterlegt, dass 500 Stück bestellt wurden und noch nicht eingetroffen sind.
Diese Information ist entscheidend. Ohne sie könnte derselbe Bedarf mehrfach gemeldet und später möglicherweise doppelt bestellt werden.
Eine sinnvolle WMS-Lösung sollte deshalb beim Artikel relevante Informationen bereitstellen, beispielsweise:
aktuellen verfügbaren Bestand
bereits reservierte oder benötigte Mengen
offene Bestellungen beziehungsweise Bestellmengen
vorhandene Bestellvorschläge
erwartete Wareneingänge
Der Mitarbeiter kann dadurch besser beurteilen, ob tatsächlich zusätzlicher Handlungsbedarf besteht.
WMS und Warenwirtschaft sollten zusammenspielen
Besonders sinnvoll wird der Prozess, wenn WMS und Warenwirtschaft beziehungsweise ERP-System miteinander verbunden sind.
Das ERP-System (Enterprise Resource Planning) führt zentrale Unternehmensdaten und Geschäftsprozesse zusammen. Dazu gehören typischerweise Einkauf, Verkauf, Lager und teilweise auch Produktion und Buchhaltung.
Der im Lager erfasste Bestellvorschlag sollte deshalb nicht in einer separaten Liste enden. Er sollte direkt an die Warenwirtschaft übergeben werden.
Dort kann der Einkauf beispielsweise prüfen:
Ist tatsächlich eine Bestellung erforderlich?
Vielleicht befindet sich bereits Ware im Zulauf oder der vorhandene Bestand an einem anderen Lagerort reicht aus.
Welche Menge sollte bestellt werden?
Der unmittelbar gemeldete Bedarf muss nicht automatisch der wirtschaftlich sinnvollen Bestellmenge entsprechen.
Bei welchem Lieferanten wird bestellt?
Preise, Lieferzeiten, Mindestbestellmengen und bestehende Konditionen können in die Entscheidung einfließen.
Das Lager liefert damit die operative Information, der Einkauf trifft auf dieser Grundlage die endgültige Entscheidung.
Mobile Erfassung macht den Prozess praxistauglich
Damit dieses Vorgehen im Arbeitsalltag funktioniert, sollte der Mitarbeiter nicht erst einen Büroarbeitsplatz aufsuchen müssen.
Ein mobiles Gerät mit WMS-Zugriff ermöglicht die Erfassung unmittelbar am Regal. Der Artikel kann beispielsweise über seinen Barcode identifiziert werden. Anschließend lässt sich der Bestellvorschlag direkt erfassen.
Das reduziert Medienbrüche: Eine handschriftliche Notiz muss nicht später erneut in ein anderes System übertragen werden.
Entscheidend ist dabei eine einfache Bedienung. Für einen häufig wiederkehrenden Vorgang sollte der Mitarbeiter möglichst wenige Eingaben benötigen.
Automatische Bestandssteuerung und manuelle Meldung ergänzen sich
Natürlich können Warenwirtschaft und WMS Bestände auch automatisch überwachen. Mindestbestände, Meldebestände oder andere Dispositionsverfahren können selbstständig darauf hinweisen, dass ein Artikel nachbestellt werden sollte.
Die direkte Bedarfsmeldung aus dem Lager wird dadurch jedoch nicht grundsätzlich überflüssig.
In der Praxis können Situationen auftreten, die sich nicht allein aus dem rechnerischen Bestand ableiten lassen. Vielleicht steigt der Materialverbrauch kurzfristig, eine größere Montage steht bevor oder ein Mitarbeiter erkennt direkt am Lagerplatz einen zusätzlichen Bedarf.
Automatische Disposition und manuelle Bestellvorschläge können sich deshalb sinnvoll ergänzen.
Fazit: Bedarf dort erfassen, wo er sichtbar wird
Wenn ein Mitarbeiter im Lager erkennt, dass Material knapp wird, sollte diese Information möglichst direkt in den Beschaffungsprozess einfließen können.
Ein modernes WMS kann dafür die passende Verbindung schaffen: Der Mitarbeiter erfasst einen Bestellvorschlag direkt am Lagerplatz, sieht vorhandene Bestellungen und übergibt den Bedarf an die Warenwirtschaft. Der Einkauf prüft anschließend die Angaben und löst bei Bedarf die tatsächliche Bestellung aus.
So entsteht ein nachvollziehbarer Prozess vom Lagerregal bis zum Einkauf – ohne Zettel, Zuruf oder nachträgliche Doppelerfassung.
Wer seine Lagerprozesse digitalisieren möchte, sollte deshalb bei der Auswahl einer WMS-Lösung nicht nur auf Einlagerung und Kommissionierung achten. Auch die Frage, wie Materialbedarf aus dem laufenden Lagerbetrieb an den Einkauf übermittelt wird, gehört auf die Checkliste.
FAQ
Technisch kann eine Software solche Prozesse ermöglichen. Häufig ist es organisatorisch jedoch sinnvoller, zunächst einen Bestellvorschlag zu erfassen. Der Einkauf kann diesen prüfen und anschließend die endgültige Bestellung auslösen.
Ein Bestellvorschlag dokumentiert einen erkannten Beschaffungsbedarf. Eine Bestellung ist dagegen der konkrete Auftrag an einen Lieferanten. Durch die Trennung kann der Einkauf Mengen, Lieferanten, Preise und bereits offene Bestellungen berücksichtigen.
Ja. Diese Information hilft dabei, unnötige oder doppelte Bestellvorschläge zu vermeiden. Der Mitarbeiter erkennt direkt, ob für den betreffenden Artikel bereits Nachschub bestellt wurde.
Ja. Eine automatische Bestandsüberwachung deckt viele Standardsituationen ab. Eine zusätzliche manuelle Bedarfsmeldung kann sinnvoll sein, wenn Mitarbeiter vor Ort einen Bedarf erkennen, der aus den Bestandszahlen allein nicht hervorgeht.