Vom Regal zum Lieferschein, ohne Umweg über den Notizzettel
Ein Malergeselle kommt morgens in den Farbengroßhandel. Er benötigt Farbe für die Baustelle, dazu Abdeckmaterial, Pinsel, Spachtel und weiteres Zubehör. Der Fachberater kennt den Kunden, bespricht kurz den Bedarf und geht anschließend gemeinsam mit ihm durch das Lager.
In vielen Betrieben beginnt jetzt ein erstaunlich analoger Prozess: Der Mitarbeiter notiert die entnommenen Artikel und Mengen auf einem Zettel oder Auftragsblock. Zurück am Tresen werden die Angaben in die Warenwirtschaft übertragen und daraus ein Lieferschein erstellt.
Das funktioniert. Es bedeutet aber auch, dass Informationen zunächst auf Papier festgehalten und anschließend ein zweites Mal erfasst werden.
Dabei lässt sich der Vorgang deutlich einfacher gestalten.
Die Auftragserfassung sollte dort stattfinden, wo die Ware entnommen wird
Der digitale Ansatz dreht den Ablauf nicht komplett um. Er beseitigt vielmehr einen unnötigen Zwischenschritt.
Der Verkaufsberater nimmt ein mobiles Gerät mit ins Lager. Sobald der Kunde einen Artikel auswählt, wird dieser direkt gescannt und dem aktuellen Vorgang zugeordnet. Die Menge lässt sich unmittelbar erfassen oder anpassen.
Damit entsteht der Auftrag praktisch während des gemeinsamen Rundgangs durch die Regale. Aus dem digitalen Vorgang kann anschließend der benötigte Beleg erstellt werden – beispielsweise ein Lieferschein. Der Notizzettel als Zwischenmedium entfällt.
Der Ablauf sieht dann vereinfacht so aus:
Vorgang erstellen
Ware entnehmen
Artikel scannen
Menge erfassen
Auftrag prüfen
Lieferschein erstellen
Warum die mobile Erfassung gerade im Fachgroßhandel sinnvoll ist
Im Fachgroßhandel gehört Beratung häufig unmittelbar zum Verkauf. Kunden bestellen nicht zwangsläufig sämtliche Artikel vorab. Ein Teil des Bedarfs ergibt sich erst vor Ort. Der Mitarbeiter zeigt Produkte, empfiehlt Zubehör oder sucht gemeinsam mit dem Kunden passende Artikel aus dem Sortiment. Genau deshalb sollte die digitale Auftragserfassung mobil sein.
Muss der Mitarbeiter für jeden Artikel zum stationären Arbeitsplatz zurückkehren, wird aus der Digitalisierung schnell ein umständlicher Prozess. Ein Smartphone, Tablet oder mobiles Erfassungsgerät kann dagegen direkt am Regal eingesetzt werden. Der digitale Prozess passt sich damit dem tatsächlichen Arbeitsablauf an und nicht umgekehrt.
Weniger doppelte Erfassung, weniger Übertragungsfehler
Ein wesentlicher Vorteil liegt in der einmaligen Datenerfassung. Bei einem papierbasierten Ablauf entstehen zwei Arbeitsschritte:
Artikel und Mengen werden während der Warenentnahme notiert.
Die Notizen werden später in die Warenwirtschaft übertragen.
Bei der zweiten Erfassung können Fehler entstehen. Eine Artikelnummer wird falsch gelesen, eine Menge falsch übertragen oder eine Position auf dem handschriftlichen Zettel übersehen.
Wer den Artikel direkt scannt, kann solche Medienbrüche reduzieren. Die erfassten Positionen stehen unmittelbar digital für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Das spart nicht nur Zeit am Tresen. Es sorgt zugleich für eine nachvollziehbarere Datenbasis.
Was eine digitale Auftragserfassung können sollte
Ein mobiler Prozess ist allerdings mehr als ein Barcode-Scanner. Die Erfassung sollte sinnvoll mit der Warenwirtschaft beziehungsweise dem ERP-System verbunden sein.
ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine Software, mit der zentrale Unternehmensprozesse und Daten zusammengeführt werden.
Für den beschriebenen Ablauf sind insbesondere folgende Funktionen hilfreich:
| Funktion | Nutzen im Arbeitsalltag |
| Artikel per Barcode erfassen | Entnommene Ware wird direkt am Regal gescannt und dem laufenden Auftrag hinzugefügt. |
| Mengen eingeben und korrigieren | Stückzahlen lassen sich unmittelbar erfassen und bei Änderungen während des Rundgangs anpassen. |
| Artikel ohne Barcode suchen | Produkte können alternativ über Artikelnummer, Bezeichnung oder andere Suchkriterien gefunden werden. |
| Erfasste Positionen einsehen | Der Mitarbeiter sieht jederzeit, welche Artikel und Mengen bereits aufgenommen wurden. |
| Auftrag vor Abschluss kontrollieren | Alle Positionen können gemeinsam mit dem Kunden noch einmal geprüft und bei Bedarf korrigiert werden. |
| Lieferschein oder Verkaufsbeleg erstellen | Aus der mobilen Erfassung entsteht direkt der benötigte Beleg, ohne die Positionen erneut eingeben zu müssen. |
| Warenbewegung weiterverarbeiten | Die erfassten Daten fließen direkt in die Warenwirtschaft und stehen für die nachfolgenden Prozesse zur Verfügung. |
Wichtig ist dabei eine einfache Bedienung. Wenn das Scannen und Erfassen länger dauert als das Schreiben auf einen Zettel, wird die digitale Lösung im Arbeitsalltag kaum Akzeptanz finden
Der persönliche Kundenkontakt bleibt erhalten
Digitalisierung bedeutet in diesem Fall ausdrücklich nicht, den persönlichen Verkauf durch einen unpersönlichen Selbstbedienungsprozess zu ersetzen.
Der Fachberater kann weiterhin mit seinem Kunden durch die Regale gehen, Produkte erklären und Alternativen empfehlen. Auch der Kaffee am Tresen muss nicht verschwinden.
Lediglich die Dokumentation des Verkaufs verändert sich. Statt sich parallel handschriftliche Notizen zu machen, erfasst der Mitarbeiter die Ware genau in dem Moment, in dem sie entnommen wird. Das ist ein wichtiger Unterschied:
Gute Digitalisierung verändert funktionierende Abläufe nur dort, wo ein konkreter Vorteil entsteht.
Auch Sonderfälle müssen berücksichtigt werden
In der Praxis läuft nicht jeder Verkauf nach Schema F.
Vielleicht benötigt der Kunde spontan einen weiteren Artikel. Eine Menge wird während des Rundgangs geändert. Ein bereits gescannter Artikel wird zurückgelegt. Oder ein Produkt besitzt keinen problemlos lesbaren Barcode.
Eine praxistaugliche Software sollte deshalb Korrekturen zulassen, ohne dass der komplette Vorgang neu begonnen werden muss.
Ebenso wichtig ist die abschließende Kontrolle. Bevor aus der mobilen Erfassung ein Lieferschein entsteht, sollten Mitarbeiter und gegebenenfalls Kunde die Positionen noch einmal prüfen können. Digitalisierung ersetzt also nicht die Kontrolle, sie verlagert die Erfassung lediglich an den sinnvollsten Punkt im Prozess.
Ein Beispiel aus dem Farbengroßhandel
Der Kunde benötigt fünf Eimer Wandfarbe, zwei Rollen Abdeckvlies, drei Pinsel und mehrere Spachtel.
Beim klassischen Ablauf schreibt der Fachberater die Positionen auf einen Zettel. Anschließend geht er zum Arbeitsplatz und überträgt alles in die Warenwirtschaft.
Bei der mobilen Variante öffnet er bereits zu Beginn den Vorgang für den Kunden. Während der gemeinsamen Warenentnahme scannt er die jeweiligen Artikel und trägt die Mengen ein. Am Ende sind sämtliche Positionen bereits digital vorhanden. Nach einer kurzen Kontrolle kann daraus direkt der Lieferschein erstellt und der Vorgang in der Warenwirtschaft weiterverarbeitet werden.
Der entscheidende Vorteil entsteht also nicht durch das Scannen allein. Er entsteht dadurch, dass Erfassung und tatsächliche Warenentnahme zu einem einzigen Prozess werden.
Fazit: Digitalisierung beginnt direkt am Regal
Wer Aufträge im Fachgroßhandel digital erfassen möchte, sollte nicht einfach den bisherigen Papierprozess am Computer nachbauen.
Sinnvoller ist es, die Frage zu stellen: Wo entstehen die Informationen eigentlich?
Beim Verkauf mit Kundenverkehr lautet die Antwort häufig: direkt am Regal und während der Warenentnahme.
Genau dort sollten Artikel und Mengen deshalb digital erfasst werden. So kann aus einem bislang zweistufigen Ablauf ein durchgängiger Prozess entstehen, von der Entnahme über die Auftragserfassung bis zum fertigen Lieferschein.
Wer seine Abläufe im Verkauf digitalisieren möchte, sollte deshalb prüfen, ob die vorhandene Warenwirtschaft auch eine einfache mobile Erfassung direkt im Lager oder Verkaufsbereich unterstützt.
FAQ
Der Mitarbeiter erstellt auf dem mobilen Gerät einen neuen Vorgang und erfasst die entnommenen Artikel direkt während des Verkaufs, beispielsweise per Barcode. Die Daten können anschließend ohne erneute Eingabe für den Lieferschein verwendet werden.
Je nach Software und Arbeitsumgebung kommen Smartphones, Tablets oder spezielle mobile Datenerfassungsgeräte infrage. Entscheidend sind eine einfache Bedienung und die Anbindung an die Warenwirtschaft.
Vor allem entfällt die spätere Übertragung der handschriftlichen Angaben. Dadurch können Arbeitsschritte eingespart und typische Übertragungsfehler reduziert werden.
Für einen besonders schnellen Ablauf ist ein Barcode hilfreich. Eine praxistaugliche Lösung sollte Artikel aber zusätzlich über Artikelnummer, Bezeichnung oder andere Suchkriterien auffindbar machen.