Der Auftrag ist vollständig kommissioniert und steht am Packplatz bereit. Jetzt muss geprüft, verpackt, gewogen und versendet werden. Anschließend sollen Rechnung, Versandlabel und weitere Dokumente entstehen. In vielen Lagern beginnt genau an dieser Stelle jedoch ein Wechsel zwischen verschiedenen Programmen.
Dabei lässt sich der Packprozess heute deutlich durchgängiger gestalten. Ein moderner digitaler Packplatz sollte mehr können, als lediglich ein Versandlabel zu erzeugen. Entscheidend ist, dass Packkontrolle, Versand und Auftragsabwicklung möglichst nahtlos ineinandergreifen.
Die Ausstattung hängt von der Ware ab
Wie ein Packplatz physisch aufgebaut sein sollte, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Sortiment erheblich.
Kleine, unempfindliche Artikel benötigen einen anderen Arbeitsplatz als sperrige Güter, Palettenware oder Produkte mit besonderen Anforderungen an Verpackung und Transport. Auch Tiefkühlware oder besonders empfindliche Produkte stellen eigene Anforderungen.
Typischerweise gehören beispielsweise ein Arbeitsplatzrechner, Barcode-Scanner, Drucker und gegebenenfalls eine Waage zur Ausstattung. Entscheidend ist jedoch nicht allein die Hardware. Die eingesetzte Software bestimmt wesentlich, wie effizient und fehlerarm der Packprozess abläuft.
Packkontrolle als zusätzliche Prüfstufe
Nach der Kommissionierung sollte die Software eine separate Packkontrolle ermöglichen. Bevor die Ware das Lager verlässt, werden die tatsächlich vorhandenen Artikel und Mengen noch einmal mit dem Auftrag abgeglichen.
In der Praxis erfolgt diese Kontrolle häufig per Barcode-Scanner. Der Mitarbeiter ruft den fertig kommissionierten Auftrag auf und scannt die enthaltenen Artikel.
Die Software kann dabei prüfen:
Ist der richtige Artikel vorhanden?
Entspricht die gepackte Menge der geforderten Menge?
Fehlt noch ein Artikel?
Wurde versehentlich zu viel gepackt?
Damit entsteht eine zusätzliche Kontrollstufe unmittelbar vor dem Versand.
Versand ohne Wechsel zwischen mehreren Programmen
Nach erfolgreicher Packkontrolle beginnt der eigentliche Versandprozess. Auch dieser sollte möglichst direkt in die Packplatz-Software integriert sein.
Dafür müssen die benötigten Frachtführer beziehungsweise Versanddienstleister angebunden werden können. Der Mitarbeiter sollte den Versand aus demselben Prozess heraus anstoßen können, ohne Adressen oder Auftragsinformationen manuell in eine zweite Anwendung übertragen zu müssen.
Solche Medienbrüche verursachen zusätzliche Arbeit und schaffen unnötige Fehlerquellen. Besonders problematisch ist beispielsweise das manuelle Übertragen von Empfängeradressen per Copy-and-Paste.
Ein durchgängiger Prozess nutzt stattdessen die bereits im Auftrag vorhandenen Daten weiter.
Vom Auftrag bis zum Versandlabel
Eine moderne Packplatz-Software sollte deshalb nicht beim Verpacken aufhören. Idealerweise bildet sie den gesamten Ablauf bis zum versandfertigen Paket ab.
Ein möglicher Prozess sieht beispielsweise so aus:
Kommissionierung
Packkontrolle
Verpackung
Versand
Rechnung
Versandlabel
Dabei sollten die einzelnen Schritte miteinander verknüpft sein. Nach Abschluss der Packkontrolle können beispielsweise die Anzahl der Pakete und deren jeweiliges Gewicht erfasst werden. Anschließend wird die Lieferung weiterverarbeitet, die Rechnung erzeugt und verbucht und das benötigte Versandlabel erstellt.
Das Ziel ist ein möglichst durchgängiger Ablauf, bei dem vorhandene Daten nicht mehrfach eingegeben werden müssen.
Ein digitaler Packplatz sollte auch mobil funktionieren
Nicht jeder Versandprozess findet an einem fest eingerichteten Packtisch statt. Deshalb kann es sinnvoll sein, Packfunktionen zusätzlich auf mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE) bereitzustellen.
Ein MDE-Gerät ist ein mobiles Gerät zur Datenerfassung, das beispielsweise über einen integrierten Barcode-Scanner verfügt.
Darüber kann der Mitarbeiter beispielsweise:
 | Artikel bei der Packkontrolle scannen |
| Mengen kontrollieren |
| Die Anzahl der Packstücke erfassen |
| Einzelgewichte der Pakete hinterlegen |
| Den weiteren Versandprozess anstoßen |
Das schafft Flexibilität, wenn Ware aufgrund ihrer Größe oder des Lagerprozesses nicht sinnvoll an einen klassischen Packplatz gebracht werden kann.
Auch bei einfachen Einposten-Aufträgen kann ein mobiler Prozess sinnvoll sein, wenn Kommissionierung und Versand besonders kurz gehalten werden sollen.
Worauf sollten Unternehmen bei der Softwareauswahl achten?
Eine Funktion in einer Produktbeschreibung bedeutet nicht automatisch, dass sie den eigenen Prozess vollständig abbildet. Deshalb lohnt es sich, vor der Auswahl einer Packplatz- oder Warenwirtschaftslösung konkrete Abläufe durchzuspielen.
Wichtige Fragen sind beispielsweise:
- Gibt es eine scannerbasierte Packkontrolle?
- Werden Soll- und Ist-Mengen automatisch abgeglichen?
- Welche Frachtführer lassen sich direkt anbinden?
- Können mehrere Pakete pro Auftrag erfasst werden?
- Lassen sich Paketgewichte hinterlegen?
- Kann der komplette Versandprozess ohne Softwarewechsel erfolgen?
- Werden Rechnung und Versanddokumente automatisch weiterverarbeitet?
- Ist die Packkontrolle auch auf MDE-Geräten möglich?
- Welche Funktionen gehören zum Standard und welche erfordern individuelle Anpassungen?
Gerade der letzte Punkt ist relevant. Ein Prozess, der nur über umfangreiche Sonderanpassungen funktioniert, sollte bei Aufwand, Kosten und späteren Updates anders bewertet werden als eine bereits im Standard vorhandene Funktion.
Fazit: Der Packplatz ist Teil eines durchgängigen Prozesses
Ein digitaler Packplatz besteht nicht einfach aus Rechner, Scanner und Etikettendrucker. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Packkontrolle, Versand und Warenwirtschaft.
Die Software sollte gepickte Aufträge kontrollieren, Paketinformationen erfassen, Frachtführer einbinden und die weitere Verarbeitung bis hin zu Rechnung und Versandlabel unterstützen. Je nach Lagerprozess sollte dies sowohl am stationären Packplatz als auch mobil über ein MDE-Gerät möglich sein.
Wer eine neue Lösung auswählt, sollte deshalb nicht nur einzelne Funktionen vergleichen, sondern den kompletten Ablauf vom fertig kommissionierten Auftrag bis zum versandbereiten Paket betrachten.
Ein digitaler Packplatz verbindet den physischen Arbeitsplatz zum Verpacken mit Softwarefunktionen für Packkontrolle, Versand und Auftragsverarbeitung. Scanner, Drucker oder Waagen können dabei in den digitalen Prozess eingebunden werden.
Sie ermöglicht einen zusätzlichen Abgleich unmittelbar vor dem Versand. Artikel und Mengen können noch einmal mit den Vorgaben des Auftrags verglichen werden.
Ein integrierter Prozess vermeidet die erneute Eingabe oder manuelle Übertragung bereits vorhandener Auftrags- und Adressdaten. Dadurch lassen sich Arbeitsschritte reduzieren und Medienbrüche vermeiden.
Wenn die eingesetzte Software dies unterstützt, kann die Packkontrolle beispielsweise auf einem MDE-Gerät durchgeführt werden. Das ist besonders bei Waren oder Prozessen hilfreich, die nicht an einen festen Packplatz gebunden sind.