Der Lieferant bringt zehn Kartons, auf dem Lieferschein stehen zehn Stück und der Mitarbeiter bucht die entsprechende Menge ins Warenwirtschaftssystem ein. Auf den ersten Blick scheint alles erledigt. Doch was passiert, wenn tatsächlich nur neun Stück geliefert wurden?
Im System stehen zehn Artikel, im Lager liegen neun. Spätestens bei der nächsten Kundenbestellung fällt die Abweichung auf. Die Ware wird verkauft, obwohl sie physisch gar nicht vorhanden ist.
Genau deshalb gehört der Wareneingang zu den wichtigsten Kontrollpunkten innerhalb der Warenwirtschaft. Hier entscheidet sich, ob Lagerbestände zuverlässig sind und nachfolgende Prozesse mit korrekten Daten arbeiten können.
Eine moderne Wareneingang Software sollte allerdings deutlich mehr leisten als das einfache Zubuchen von Artikeln. Sie muss unterschiedliche Arbeitsabläufe unterstützen, Bestellungen berücksichtigen, digitale Rechnungsdaten verarbeiten und Fehler möglichst frühzeitig erkennen.
Warum die Wareneingangskontrolle so wichtig ist
Ein häufiger Fehler im Wareneingang besteht darin, die Mengen auf dem Lieferschein ungeprüft zu übernehmen.
Der Mitarbeiter erhält eine Lieferung, liest den Lieferschein und bucht die angegebenen Mengen direkt ins Lager. Das spart zunächst Zeit, kann allerdings erhebliche Folgeprobleme verursachen.
Denn der Lieferschein dokumentiert zunächst nur, was der Lieferant als geliefert angibt. Er bestätigt nicht automatisch, dass diese Menge tatsächlich angekommen ist.
Fehlerhafte Wareneingangsbuchungen können verschiedene Bereiche beeinflussen:
Lagerbestand:
Die Software zeigt Mengen an, die tatsächlich nicht vorhanden sind.
Verkauf:
Artikel werden angeboten oder verkauft, obwohl sie nicht verfügbar sind.
Einkauf:
Nachbestellungen basieren auf falschen Bestandsinformationen.
Buchhaltung:
Eingangsrechnungen werden möglicherweise für nicht gelieferte Mengen freigegeben.
Kalkulation:
Abweichende Einkaufspreise bleiben unbemerkt.
Deshalb sollte die tatsächlich eingegangene Ware immer kontrolliert werden. Idealerweise unterstützt die Software diesen Vorgang so, dass die Prüfung schnell und ohne unnötige manuelle Arbeit erfolgen kann.
Welche Wareneingangsarten sollte eine moderne Software unterstützen?
Nicht jedes Unternehmen organisiert seinen Wareneingang auf die gleiche Weise.
Ein kleiner Handelsbetrieb arbeitet möglicherweise mit einer manuellen Erfassung. Ein Großhändler verarbeitet zahlreiche Lieferungen anhand offener Bestellungen. Andere Unternehmen möchten digitale Rechnungsdaten nutzen, um die Erfassung weitgehend zu automatisieren.
Eine gute Warenwirtschaftssoftware sollte deshalb verschiedene Buchungsmethoden bereitstellen. Entscheidend ist, dass sich der Arbeitsablauf an die betrieblichen Anforderungen anpassen lässt.
1. Klassischer manueller Wareneingang
Beim klassischen Wareneingang werden die gelieferten Artikel manuell erfasst und mit der tatsächlich angekommenen Menge eingebucht.
Dabei sollte die Software ermöglichen, vorhandene Bestellungen zuzuordnen. Werden bestellte Artikel geliefert, müssen die entsprechenden offenen Bestellmengen automatisch aktualisiert werden.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen bestellt 20 Artikel. Die Lieferung trifft vollständig ein und wird kontrolliert. Nach der Wareneingangsbuchung erhöht sich der Lagerbestand um 20 Stück und die Bestellung wird als vollständig geliefert gekennzeichnet.
So bleiben Lagerbestand und Bestellwesen synchron.
2. Wareneingang direkt aus einer Bestellung
Besonders praktisch ist die Möglichkeit, eine offene Bestellung direkt für den Wareneingang auszuwählen.
Die Software übernimmt die bestellten Artikel und Mengen als Grundlage. Der Mitarbeiter kontrolliert die Lieferung und passt die Mengen bei Bedarf an.
Praxisbeispiel: Eine Bestellung wird nur teilweise geliefert
| Artikel | Bestellt | Geliefert | Offen |
|---|---|---|---|
| Artikel A | 20 | 20 | 0 |
| Artikel B | 15 | 10 | 5 |
| Artikel C | 30 | 25 | 5 |
Eine moderne Software sollte in diesem Fall ausschließlich die tatsächlich gelieferten Mengen einbuchen.
Die noch ausstehenden fünf Stück von Artikel B und fünf Stück von Artikel C bleiben im Bestellwesen offen, sofern die Restlieferung weiterhin erwartet wird.
Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Artikel bereits geliefert wurden und welche Mengen noch ausstehen.
3. Automatisierter Wareneingang mit XRechnung und ZUGFeRD
Mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Rechnungen entstehen zusätzliche Möglichkeiten zur Automatisierung. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD enthalten strukturierte Rechnungsdaten, die von geeigneter Software automatisch verarbeitet werden können. Statt Artikelnummern, Mengen und Preise manuell einzugeben, kann das System diese Informationen aus der elektronischen Rechnung übernehmen.
Dabei gibt es allerdings einen entscheidenden Punkt:
Eine elektronische Rechnung ist kein Nachweis dafür, dass die berechnete Ware tatsächlich vollständig geliefert wurde. Wer Rechnungspositionen ungeprüft als Wareneingang verbucht, übernimmt möglicherweise dieselben Fehler wie beim ungeprüften Lieferschein.
Der bessere Weg: Wareneingang mit Vorlauf
Eine sinnvolle Lösung besteht darin, die elektronischen Rechnungsdaten zunächst als sogenannten Wareneingangsvorlauf einzulesen. Dieser Vorlauf enthält die erwarteten Artikel und Mengen, führt aber noch nicht automatisch zur endgültigen Bestandsbuchung.
Der anschließende Ablauf sieht beispielsweise so aus:
Artikel, Mengen und Preise übernehmen
Erwartete Lieferung zur Kontrolle bereitstellen
Tatsächliche Mengen erfassen und vergleichen
Freigegebene Positionen automatisch buchen und einlagern
Position kennzeichnen und zur Klärung bereitstellen
Dieser Ansatz verbindet die Vorteile der digitalen Datenerfassung mit der notwendigen physischen Warenkontrolle.
Positionen ohne Abweichung können nach der Prüfung automatisch verbucht werden. Bei Differenzen weist die Software auf den Fehler hin, damit der Mitarbeiter gezielt reagieren kann.
Wichtig ist außerdem, dass sich elektronische Rechnungen nicht in jedem Fall für die Vorbereitung des physischen Wareneingangs eignen. Geht die Rechnung erst nach der Lieferung ein, kann beispielsweise eine elektronische Lieferavisierung oder die Bestellung als Vorlauf dienen.
4. Wareneingang und Eingangsrechnung müssen zusammenpassen
Mit der Einlagerung der Ware ist der gesamte Beschaffungsprozess noch nicht abgeschlossen. Anschließend muss geprüft werden, ob die Rechnung des Lieferanten mit der Bestellung und dem tatsächlichen Wareneingang übereinstimmt. Dieser Vorgang wird häufig als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet.
Dabei werden drei Informationen miteinander verglichen:
1. Bestellung:
Was wurde zu welchem Preis bestellt?
2. Wareneingang:
Welche Mengen sind tatsächlich angekommen?
Eingangsrechnung:
Welche Mengen und Preise wurden berechnet?
Ein Unternehmen bestellt 100 Stück eines Artikels für jeweils 12 Euro. Tatsächlich geliefert werden 90 Stück. Der Lieferant stellt jedoch 100 Stück in Rechnung. Ohne entsprechenden Abgleich kann die Rechnung versehentlich vollständig freigegeben werden. Eine moderne Warenwirtschaft sollte diese Abweichung erkennen und zur Prüfung anzeigen. Dabei können neben Mengenabweichungen auch falsche Einkaufspreise, doppelte Rechnungspositionen oder fehlerhafte Zuordnungen auffallen.
Der Vorteil: Fehler werden möglichst vor der Rechnungsfreigabe erkannt und müssen nicht später aufwendig korrigiert werden.
5. Margenüberwachung direkt beim Wareneingang
Ein weiterer wichtiger Bestandteil moderner Wareneingangsprozesse ist die Kontrolle der Einkaufspreise. Gerade bei Produkten mit niedrigen Gewinnmargen können bereits kleine Preisänderungen erhebliche Auswirkungen haben.
Angenommen, ein Händler verkauft einen Artikel für 25 Euro netto.
Beispielrechnung – vereinfachte Rohmarge ohne weitere Kosten
Bisheriger Einkaufspreis
20,00 €
Rohmarge
20 %
Neuer Einkaufspreis
22,00 €
Rohmarge
12 %
Obwohl der Einkaufspreis lediglich um zwei Euro steigt, sinkt die Rohmarge von 20 auf 12 Prozent. Eine gute Wareneingang Software sollte solche Veränderungen unmittelbar erkennen.
Automatische Warnung bei kritischen Margen
Idealerweise verfügt das System über eine Margenüberwachung, die bei veränderten Einkaufspreisen automatisch prüft, ob die hinterlegten Mindestmargen weiterhin erreicht werden. Unterschreitet ein Artikel den festgelegten Grenzwert, sollte die Software einen entsprechenden Hinweis anzeigen.
Der Mitarbeiter kann anschließend prüfen, ob der Verkaufspreis angepasst, der Einkaufspreis mit dem Lieferanten geklärt oder die niedrigere Marge bewusst akzeptiert werden soll. So wird der Wareneingang gleichzeitig zu einem wichtigen Kontrollpunkt für die Wirtschaftlichkeit des Sortiments.
6. Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Software und dem Wareneingang achten?
Entscheidend ist weniger die Anzahl der verfügbaren Funktionen als die Frage, wie gut die Software zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passt.
Die folgende Checkliste hilft bei der Bewertung.
Checkliste zur Softwareauswahl
0 von 9 geprüftZusätzlich lohnt es sich, die Abläufe mit realistischen Beispielen in einer Softwaredemonstration zu testen. Besonders aufschlussreich sind Teillieferungen, Mengenabweichungen und geänderte Einkaufspreise.
Fazit: Ein guter Wareneingang schafft verlässliche Bestände
Ein moderner Wareneingang sollte weit mehr können als Artikel zum Lagerbestand hinzuzufügen. Er bildet die Verbindung zwischen Einkauf, Lagerverwaltung, Rechnungsprüfung und Kalkulation. Je besser diese Bereiche miteinander arbeiten, desto zuverlässiger werden die Bestandsdaten und desto früher lassen sich Fehler erkennen.
Besonders wichtig sind flexible Buchungsmethoden, die Kontrolle tatsächlich gelieferter Mengen, die Verarbeitung elektronischer Rechnungen und ein sauberer Abgleich mit dem Bestellwesen. Auch die automatische Margenüberwachung kann einen wertvollen Beitrag leisten, um unerwartete Preisveränderungen rechtzeitig zu erkennen.
Wer eine neue Warenwirtschaft auswählt oder bestehende Prozesse optimieren möchte, sollte deshalb den Wareneingang besonders genau betrachten.
Unser Tipp: Lassen Sie sich bei einer Softwaredemonstration nicht nur zeigen, wie ein normaler Wareneingang funktioniert. Testen Sie bewusst auch unvollständige Lieferungen, fehlerhafte Rechnungen und veränderte Einkaufspreise. Gerade an diesen Situationen zeigt sich, wie praxistauglich eine Lösung tatsächlich ist.
FAQ
Bei einem digitalen Wareneingang werden Lieferungen softwaregestützt erfasst, geprüft und verbucht. Bestellungen, Lieferdaten und Rechnungen können dabei miteinander verknüpft werden.
Technisch ist das mit entsprechender Software möglich. Empfehlenswert ist jedoch, die Rechnungsdaten zunächst als Vorlauf zu übernehmen und vor der endgültigen Bestandsbuchung mit der tatsächlich gelieferten Ware abzugleichen.
Es werden nur die tatsächlich gelieferten Mengen eingebucht. Die übrigen Mengen bleiben als offene Bestellpositionen bestehen, sofern sie noch geliefert werden sollen.
Weil sich Einkaufspreise ändern können. Eine automatische Margenüberwachung erkennt, wenn durch höhere Einkaufskosten festgelegte Mindestmargen unterschritten werden.
Beim Drei-Wege-Abgleich werden Bestellung, tatsächlicher Wareneingang und Eingangsrechnung miteinander verglichen. So lassen sich Mengen- und Preisabweichungen vor der Rechnungsfreigabe erkennen.