Seit 2025
Empfang: Können wir E-Rechnungen empfangen und verarbeiten?
Ab 2027
Ausstellung: Sind wir von der 800.000-Euro-Grenze betroffen?
Ab 2028
E-Rechnung als Standard: Sind unsere Rechnungsprozesse vollständig vorbereitet?
E-Rechnung 2027: Was Unternehmen jetzt wissen und vorbereiten sollten
Die E-Rechnung ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Bereits seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Zum 1. Januar 2027 folgt nun der nächste wichtige Schritt.
Für viele Unternehmen bedeutet das: Spätestens jetzt sollten die eigenen Abläufe und Systeme auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung vorbereitet sein.
Drei Fristen, die Sie bei der E-Rechnung im Blick behalten sollten
Wichtig: Eine gewöhnliche PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, beispielsweise als XRechnung oder in einem geeigneten ZUGFeRD-Format.
Was ändert sich ab dem 1. Januar 2027?
Zeitpunkt | Was gilt bei der E-Rechnung? |
Seit 1. Januar 2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten zunächst Übergangsregelungen. Papier- und unter bestimmten Voraussetzungen PDF-Rechnungen sind weiterhin möglich. |
Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen bis 800.000 € gilt noch eine Übergangsfrist. |
Ab 1. Januar 2028 | Die Übergangsfristen enden. Im inländischen B2B-Bereich müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen und empfangen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. |
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Ein häufiger Irrtum besteht darin, eine per E-Mail versendete PDF-Datei bereits als E-Rechnung anzusehen.
Im Sinne der neuen gesetzlichen Regelungen reicht eine gewöhnliche PDF-Rechnung jedoch nicht aus.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten gehören beispielsweise:
- XRechnung
- ZUGFeRD in einem entsprechenden EN-16931-konformen Profil
Der entscheidende Unterschied:
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die von Softwaresystemen automatisch verarbeitet werden können.
Warum Unternehmen nicht bis Ende 2026 warten sollten
Auf den ersten Blick scheint bis zum Stichtag noch ausreichend Zeit zu sein. Die technische Erzeugung einer E-Rechnung ist allerdings nur ein Teil der Umstellung.
Unternehmen sollten beispielsweise prüfen:
 | Ist unsere Warenwirtschaft für die E-Rechnung vorbereitet? |
| Können wir XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen korrekt erzeugen? |
| Sind unsere Kunden- und Unternehmensstammdaten vollständig? |
| Sind USt-IdNr., Anschriften und Bankverbindungen korrekt hinterlegt? |
| Können unsere Kunden die erzeugten Rechnungen problemlos verarbeiten? |
| Wie werden eingehende E-Rechnungen verarbeitet? |
| Sind Buchhaltung und Steuerberater in die Prozesse eingebunden? |
Gerade unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten können bei strukturierten Rechnungen schneller zu Problemen führen als bei einer herkömmlichen PDF-Rechnung. Deshalb empfiehlt es sich, die Umstellung nicht erst wenige Wochen vor dem jeweiligen Stichtag vorzunehmen.
Mit dbFakt sind Sie technisch auf die E-Rechnung vorbereitet
Für Anwender der dbFakt Warenwirtschaft ist die technische Grundlage für die E-Rechnung bereits vorhanden.
dbFakt unterstützt die Erstellung elektronischer Rechnungen in den etablierten Formaten ZUGFeRD und XRechnung entsprechend den Anforderungen der EN 16931.
Damit können Rechnungen direkt aus der Warenwirtschaft in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format erzeugt werden.
Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen für die E-Rechnung nicht auf separate Insellösungen ausweichen, sondern können die elektronische Rechnungsstellung in ihre bestehenden Abläufe mit dbFakt integrieren.
Dennoch ist es sinnvoll, die eigenen Prozesse rechtzeitig zu überprüfen. Denn neben der Software spielen insbesondere korrekt gepflegte Stammdaten, individuelle Kundenanforderungen und die betrieblichen Abläufe eine wichtige Rolle.
Unser Tipp: Stellen Sie nicht erst zum Stichtag um
Wer heute noch überwiegend klassische PDF-Rechnungen verschickt, sollte die verbleibende Zeit nutzen.
Testen Sie die elektronische Rechnungsstellung frühzeitig mit Ihren Geschäftspartnern und stellen Sie sicher, dass Ihre Stammdaten und Prozesse für XRechnung und ZUGFeRD vorbereitet sind.
So lassen sich mögliche Fehler erkennen, bevor die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend wird.
Sie nutzen dbFakt und haben Fragen zur E-Rechnung?
Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Rechnungsprozesse mit dbFakt auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten und gemeinsam zu prüfen, welche Einstellungen und Voraussetzungen für Ihr Unternehmen relevant sind.
So können Sie dem nächsten Stichtag der E-Rechnung entspannt entgegensehen.