Ein Unternehmen verkauft individuell zusammengestellte Präsentkörbe. Ein anderes fertigt Maschinen aus zahlreichen Einzelteilen. Wieder ein anderes produziert Artikel nach festen Rezepturen, bei denen sich die benötigten Mengen während der Herstellung gelegentlich ändern.
Alle drei Unternehmen arbeiten mit Stücklisten. Die Anforderungen an ihre Warenwirtschaft unterscheiden sich jedoch erheblich.
Eine moderne Warenwirtschaftssoftware sollte deshalb deutlich mehr können, als lediglich mehrere Artikel zu einem Produkt zusammenzufassen. Sie muss unterschiedliche Arten von Stücklisten unterstützen, flexibel auf Änderungen reagieren und nachvollziehbar dokumentieren, welche Bestandteile tatsächlich verwendet wurden.
Was ist eine Stückliste in der Warenwirtschaft?
Eine Stückliste beschreibt, aus welchen Artikeln und Mengen sich ein bestimmtes Produkt zusammensetzt.
Ein einfaches Beispiel ist ein Präsentkorb mit folgenden Bestandteilen:
| Bestandteil | Menge |
|---|---|
| Flasche Wein | 1 |
| Schokolade | 2 |
| Feinkostartikel | 3 |
| Geschenkkarton | 1 |
Die Warenwirtschaft kennt damit die Zusammensetzung des Präsentkorbs und kann die benötigten Einzelartikel entsprechend berücksichtigen.
Entscheidend ist allerdings, wie die Software mit dieser Stückliste arbeitet. Denn eine Stückliste für einen Verkaufsartikel erfüllt andere Aufgaben als eine Stückliste in der Produktion.
1. Bundle-Stücklisten: Mehrere Artikel als gemeinsames Produkt verkaufen
Eine häufige Anwendung sind sogenannte Bundles. Dabei werden mehrere eigenständige Artikel zu einem gemeinsamen Verkaufsprodukt zusammengefasst. Typische Beispiele sind Präsentkörbe, Werkzeugsets, Starterpakete oder Aktionsangebote. Der Kunde bestellt das Bundle als einen Artikel. Intern weiß die Warenwirtschaft, welche Einzelartikel dazugehören. Besonders interessant ist dabei die Preisgestaltung: Ein Bundle kann einen eigenen Verkaufspreis besitzen, der unter der Summe der Einzelpreise liegt. Eine gute Warenwirtschaft sollte bei Bundle-Stücklisten folgende Möglichkeiten bieten:
Mehrere Artikel zu einem Verkaufsartikel zusammenfassen
Einen eigenständigen Bundle-Verkaufspreis hinterlegen
Die Verfügbarkeit anhand der enthaltenen Einzelartikel ermitteln
Die benötigten Bestandteile bei der Auftragsabwicklung korrekt berücksichtigen
Die tatsächlichen Kosten des Bundles nachvollziehen
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen einem virtuellen Bundle und einem bereits zusammengestellten Set. Bei einem virtuellen Bundle bleiben die Bestandteile einzeln auf Lager. Bei einem physisch zusammengestellten Set kann dagegen ein eigenständiger Lagerbestand für das fertige Produkt entstehen. Eine moderne Software sollte beide Varianten sinnvoll abbilden können.
2. Produktionsstücklisten: Bestandteile verbrauchen und Fertigprodukte einbuchen
Anders sieht es bei einer Produktionsstückliste aus. Hier werden Einzelartikel nicht einfach gemeinsam verkauft, sondern tatsächlich zu einem neuen Produkt verarbeitet oder zusammengebaut. Ein Beispiel ist die Herstellung einer Leuchte. Dafür werden ein Gehäuse, ein Leuchtmittel, ein Kabel und weitere Komponenten benötigt. Bei der Fertigmeldung sollte die Warenwirtschaft die entsprechenden Vorgänge unterstützen:
Die benötigten Bestandteile werden anhand der Stückliste ermittelt.
Die tatsächlich verwendeten Mengen werden aus dem Lagerbestand ausgebucht.
Das fertiggestellte Produkt wird als neuer Lagerbestand eingebucht.
Der Materialverbrauch bleibt nachvollziehbar dokumentiert.
Dadurch entsteht eine klare Trennung zwischen den vorhandenen Rohmaterialien und den fertigen Produkten. Idealerweise berücksichtigt die Software zusätzlich Materialkosten, Ausschuss und gegebenenfalls weitere Fertigungskosten. So lässt sich später nachvollziehen, welche Kosten bei der Herstellung tatsächlich entstanden sind.
3. Mehrstufige Stücklisten: Wenn eine Stückliste weitere Stücklisten enthält
Besonders wichtig ist die Unterstützung sogenannter mehrstufiger Stücklisten. Damit ist gemeint, dass eine Stückliste weitere Stücklisten enthalten kann. Ein einfaches Beispiel ist die Herstellung eines Computers.
(Vereinfachtes Beispiel einer mehrstufigen Stückliste)
Die einzelnen Baugruppen besitzen eigene Stücklisten und werden wiederum Bestandteil der übergeordneten Computer-Stückliste. Diese Struktur bietet erhebliche Vorteile.
Wiederkehrende Baugruppen müssen nicht bei jedem Produkt neu definiert werden. Außerdem lassen sich komplexe Produkte übersichtlicher verwalten.
Eine leistungsfähige Warenwirtschaft sollte mehrstufige Stücklisten automatisch auflösen können. Das bedeutet, dass die Software bei Bedarf sämtliche benötigten Einzelbestandteile über alle Ebenen hinweg ermittelt. Gerade bei komplexeren Produkten ist diese Funktion eine wichtige Voraussetzung für eine zuverlässige Materialplanung.
4. Rezepturstücklisten: Wenn die tatsächliche Produktion vom Standard abweicht
In der Praxis läuft eine Produktion nicht immer exakt nach Plan. Ein Unternehmen stellt beispielsweise ein Produkt nach einer festgelegten Rezeptur her. Während der Produktion zeigt sich jedoch, dass von einem Bestandteil etwas mehr benötigt wird. Ein anderer Bestandteil wird dagegen in geringerer Menge verwendet.
Eine starre Stückliste würde solche Abweichungen nur unzureichend berücksichtigen. Deshalb sollte eine moderne Warenwirtschaft die Möglichkeit bieten, beim Produktions- oder Umbuchungsvorgang direkt in die Stückliste einzugreifen.
Die ursprünglich hinterlegte Stückliste dient dabei als Vorlage beziehungsweise Standardrezeptur. Während der tatsächlichen Produktion können berechtigte Mitarbeiter die Mengen anpassen, Bestandteile ergänzen oder Positionen entfernen.
Beispielsweise:
| Bestandteil | Standardrezeptur | Tatsächlicher Verbrauch |
|---|---|---|
| Rohstoff A | 10 kg | 11 kg |
| Rohstoff B | 5 kg | 4,5 kg |
| Zusatzstoff C | 1 kg | 1 kg |
Entscheidend ist, dass die Software den tatsächlichen Materialverbrauch verbucht, ohne die ursprüngliche Standardrezeptur zwangsläufig zu verändern.
So bleibt die Vorlage für zukünftige Produktionen erhalten, während jede einzelne Fertigung ihren tatsächlichen Verlauf dokumentiert. Idealerweise werden solche Abweichungen zusätzlich protokolliert. Das erleichtert spätere Auswertungen und kann helfen, Rezepturen langfristig zu optimieren.
5. Seriennummern und Chargen: Welche Bestandteile wurden tatsächlich verbaut?
Eine weitere wichtige Anforderung ist die Rückverfolgbarkeit. Bei vielen Produkten reicht es nicht aus, lediglich zu wissen, welche Artikel laut Stückliste vorgesehen waren. Entscheidend ist vielmehr, welche konkreten Bestandteile tatsächlich in welchem Fertigprodukt verwendet wurden.
Hier kommen Seriennummern und Chargennummern ins Spiel. Eine Seriennummer identifiziert in der Regel ein einzelnes Produkt. Eine Chargennummer kennzeichnet dagegen eine bestimmte Produktions- oder Materialcharge.
Ein Beispiel aus der Gerätefertigung:
Ein Unternehmen produziert ein Gerät mit der Seriennummer GER-10025.
Die Warenwirtschaft sollte nachvollziehbar dokumentieren können, dass darin beispielsweise folgende Komponenten verbaut wurden:
| Bestandteil | Identifikation |
|---|---|
| Fertiggerät | Seriennummer GER-10025 |
| Elektronikmodul | Seriennummer EL-78421 |
| Netzteil | Seriennummer NT-35218 |
| Dichtungsmaterial | Charge CH-2026-104 |
Damit entsteht eine Verbindung zwischen dem fertigen Produkt und den tatsächlich verwendeten Komponenten. Diese Informationen sind besonders wertvoll bei Reklamationen, Reparaturen, Qualitätsprüfungen und Rückrufaktionen. Stellt sich beispielsweise heraus, dass eine bestimmte Materialcharge fehlerhaft ist, lässt sich gezielt ermitteln, welche Fertigprodukte betroffen sind.
Eine moderne Stücklistenverwaltung sollte deshalb die Zuordnung von Seriennummern und Chargen während der Produktion unterstützen und dauerhaft dokumentieren.
6. Weitere Funktionen, die eine moderne Stücklistenverwaltung sinnvoll ergänzen
Neben den grundlegenden Stücklistenarten gibt es weitere Funktionen, die im Unternehmensalltag einen spürbaren Unterschied machen können.
Materialverfügbarkeit:
Die Software sollte vor einer Produktion prüfen können, ob alle benötigten Bestandteile in ausreichender Menge vorhanden sind. Bei mehrstufigen Stücklisten müssen dabei auch die enthaltenen Unterbaugruppen berücksichtigt werden.
Kalkulation:
Aus den Einkaufspreisen beziehungsweise Materialkosten der Bestandteile sollten sich die Kosten eines Fertigprodukts ermitteln lassen. Bei Produktionsstücklisten können weitere Fertigungskosten hinzukommen.
Änderungshistorie:
Änderungen an Stücklisten sollten nachvollziehbar sein. Gerade bei regelmäßig überarbeiteten Produkten ist es hilfreich, ältere Zusammensetzungen weiterhin einsehen zu können
Versionierung:
Unterschiedliche Versionen einer Stückliste ermöglichen es, Produktänderungen kontrolliert einzuführen. Dabei sollte dokumentiert werden, welche Version bei welchem Fertigungsauftrag verwendet wurde.
Berechtigungen:
Nicht jeder Mitarbeiter sollte eine Standardstückliste dauerhaft verändern dürfen. Die Software sollte deshalb zwischen der Pflege von Vorlagen und der Anpassung einzelner Produktionsvorgänge unterscheiden können.
Fazit: Stücklisten müssen sich an den tatsächlichen Abläufen orientieren
Eine moderne Stücklistenfunktion in der Warenwirtschaft ist weit mehr als eine einfache Auflistung von Artikeln. Sie sollte unterschiedliche Anwendungsfälle abdecken: vom preislich attraktiven Verkaufsbundle über die klassische Produktionsstückliste bis hin zu komplexen, mehrstufigen Produktstrukturen.
Besonders wichtig sind flexible Rezepturen, bei denen sich der tatsächliche Materialverbrauch während der Produktion anpassen lässt, sowie eine durchgängige Rückverfolgbarkeit über Seriennummern und Chargen.
Wer eine Warenwirtschaftssoftware auswählt, sollte deshalb nicht nur fragen, ob Stücklisten unterstützt werden. Viel entscheidender ist die Frage, welche Stücklistenarten die Software beherrscht und wie flexibel sich diese im Arbeitsalltag einsetzen lassen.
Am besten lassen sich diese Unterschiede anhand eines konkreten Beispiels aus dem eigenen Unternehmen prüfen. Eine Softwaredemonstration mit realistischen Stücklisten zeigt schnell, ob die benötigten Abläufe tatsächlich unterstützt werden.
FAQ
Bei einer Bundle-Stückliste werden mehrere Artikel zu einem gemeinsamen Verkaufsprodukt zusammengefasst. Bei einer Produktionsstückliste werden Bestandteile tatsächlich verbraucht und daraus ein neues Produkt hergestellt, das anschließend in den Lagerbestand eingebucht wird.
Dabei handelt es sich um eine mehrstufige Stückliste. Eine übergeordnete Stückliste enthält weitere Stücklisten, beispielsweise für einzelne Baugruppen eines Produkts.
Eine entsprechend ausgestattete Warenwirtschaft ermöglicht es, die tatsächlichen Verbrauchsmengen beim Produktionsvorgang anzupassen. Die ursprüngliche Standardstückliste kann dabei unverändert bleiben.
Sie ermöglichen die Rückverfolgung der tatsächlich verwendeten Bestandteile. Dadurch lässt sich beispielsweise feststellen, welche Produkte eine bestimmte Materialcharge oder ein konkretes Bauteil enthalten.