Ein Unternehmen benötigt 195 Schrauben, um seinen Lagerbestand wieder aufzufüllen. Die Warenwirtschaft erstellt automatisch einen passenden Bestellvorschlag. Allerdings liefert der Hersteller die Schrauben ausschließlich in Kartons mit jeweils 200 Stück.
Was passiert jetzt? Muss der Mitarbeiter die Bestellmenge manuell korrigieren? Oder erkennt die Software die Verpackungseinheit und passt den Vorschlag automatisch an?
Dieses Beispiel zeigt, warum eine gute Lieferantenverwaltung weit mehr können muss, als lediglich Lieferantennamen und Einkaufspreise zu speichern.
Mehrere Lieferanten pro Artikel verwalten
Viele Unternehmen beziehen denselben Artikel von unterschiedlichen Lieferanten. Dabei können sich Einkaufspreise, Lieferzeiten, Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten deutlich unterscheiden.
Eine moderne Warenwirtschaft sollte deshalb ermöglichen, beliebig viele Lieferanten einem Artikel zuzuordnen. Für jeden Lieferanten sollten individuelle Einkaufsinformationen hinterlegt werden können. Dazu gehören beispielsweise:
So stehen sämtliche Informationen zentral am Artikel zur Verfügung und können im Bestellwesen berücksichtigt werden.
Abweichende Bestellbezeichnungen und Artikelnummern
Ein Artikel wird im eigenen Unternehmen möglicherweise unter einer anderen Bezeichnung geführt als beim Lieferanten.
Beispielsweise heißt ein Produkt intern „Sechskantschraube M8 × 40“, während der Lieferant es unter „DIN 933 – M8x40 – VZ“ anbietet.
Die Warenwirtschaft sollte deshalb für jeden Lieferanten eine eigene Artikelnummer und Bestellbezeichnung ermöglichen. Bei der Bestellung werden automatisch die passenden Lieferantendaten verwendet.
Das erleichtert die Kommunikation und reduziert Rückfragen sowie mögliche Falschlieferungen.
Einkaufspreise und Verpackungseinheiten richtig abbilden
Ein häufiger Praxisfall sind unterschiedliche Einheiten für die Preisberechnung und die tatsächliche Bestellung.
Ein Unternehmen kauft Schrauben ein. Der Lieferant berechnet einen Stückpreis von 0,05 Euro, verkauft die Ware jedoch ausschließlich in Kartons mit jeweils 200 Stück.
Die Software muss zwischen der Preiseinheit und der Bestelleinheit unterscheiden können.
Obwohl der Einkaufspreis pro Stück gepflegt wird, muss die Bestellung in ganzen Kartons erfolgen. Die Warenwirtschaft sollte die entsprechenden Umrechnungen automatisch übernehmen.
Das gilt selbstverständlich auch für andere Einheiten wie Paletten, Pakete, Gebinde oder Rollen.
Mindestbestellmengen und Bestellintervalle berücksichtigen
Besonders wichtig wird die Verwaltung dieser Informationen bei automatischen Bestellvorschlägen. Eine Warenwirtschaft sollte zwei unterschiedliche Vorgaben berücksichtigen können:
Mindestbestellmenge: Die kleinste Menge, die ein Lieferant bei einer Bestellung akzeptiert.
Bestellintervall: Die Mengenschritte, in denen ein Artikel bestellt werden darf, beispielsweise ausschließlich in Vielfachen von 200 Stück.
Beide Angaben können identisch sein, müssen es aber nicht.
Praxisbeispiel: Automatischer Bestellvorschlag
Angenommen, die Warenwirtschaft verwaltet folgende Lagerbestände:
| Kennzahl | Menge |
|---|---|
| Mindestbestand | 210 Stück |
| Aktueller Bestand | 205 Stück |
| Sollbestand | 400 Stück |
| Rechnerischer Bestellbedarf | 195 Stück |
| Zulässiges Bestellintervall | 200 Stück |
| Tatsächlicher Bestellvorschlag | 200 Stück |
Der Mindestbestand wurde um fünf Stück unterschritten. Um den Sollbestand wieder zu erreichen, fehlen rechnerisch 195 Stück.
Da der Lieferant jedoch ausschließlich Kartons mit 200 Stück anbietet, muss die Software den Bestellvorschlag entsprechend aufrunden.
Vereinfachtes Rechenbeispiel bei einem Bestellintervall, das zugleich der Mindestbestellmenge entspricht.
Eine gute Warenwirtschaft sollte diese Anpassung selbstständig durchführen und idealerweise anzeigen, weshalb die vorgeschlagene Bestellmenge vom rechnerischen Bedarf abweicht.
Das ist insbesondere dann entscheidend, wenn Mindest- und Sollbestände automatisiert ermittelt werden, beispielsweise anhand historischer Verkaufszahlen, saisonaler Entwicklungen oder KI-gestützter Prognosen.
Staffelpreise automatisch berücksichtigen
Viele Lieferanten bieten unterschiedliche Einkaufspreise abhängig von der Bestellmenge an.
Beispielsweise:
| Bestellmenge ab | Preis pro Stück |
|---|---|
| 200 Stück | 0,050 € |
| 1.000 Stück | 0,045 € |
| 5.000 Stück | 0,040 € |
Die Warenwirtschaft sollte beliebig viele Preisstaffeln pro Lieferant unterstützen und diese automatisch bei der Bestellberechnung berücksichtigen.
Zusätzlich sollten sich Bemerkungen zu einzelnen Preisstaffeln hinterlegen lassen, beispielsweise besondere Lieferbedingungen oder zeitlich begrenzte Vereinbarungen.
Bei größeren Bestellungen kann es außerdem sinnvoll sein, die nächsthöhere Preisstaffel zu prüfen. Allerdings sollte die Software nicht grundsätzlich die größere Menge bevorzugen: Lagerkosten und tatsächlicher Bedarf müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
Lieferantendaten einfach per CSV importieren
Die manuelle Pflege umfangreicher Lieferantenpreislisten kostet Zeit und birgt Fehlerpotenzial.
Viele Lieferanten stellen ihre Artikeldaten und Preislisten deshalb als CSV-Datei zur Verfügung. CSV ist ein einfaches Dateiformat, in dem tabellarische Informationen strukturiert gespeichert werden.
Eine moderne Warenwirtschaft sollte solche Daten unkompliziert importieren können.
Wichtig sind dabei insbesondere die automatische Zuordnung bestehender Artikel, die Aktualisierung von Einkaufspreisen, die Übernahme neuer Preisstaffeln und die Möglichkeit, fehlerhafte Datensätze vor der Übernahme zu prüfen.
Im Idealfall lassen sich wiederkehrende Importe weitgehend automatisieren. So bleibt der Aufwand für die laufende Datenpflege gering.
Einkauf in Fremdwährungen richtig verarbeiten
Wer Waren aus dem Ausland bezieht, erhält seine Einkaufspreise häufig in US-Dollar oder anderen Fremdwährungen. Die Warenwirtschaft sollte deshalb ermöglichen, für jeden Lieferanten beziehungsweise Artikel eine individuelle Einkaufswährung zu hinterlegen.
Ein Einkaufspreis von beispielsweise 100 US-Dollar bleibt zunächst in dieser Währung gespeichert. Beim Wareneingang kann die Software den Wert anhand eines hinterlegten Wechselkurses in die Standardwährung des Unternehmens, beispielsweise Euro, umrechnen.
Wichtig ist dabei, dass die verwendeten Wechselkurse nachvollziehbar dokumentiert werden. Je nach betrieblichem Ablauf können Bestell-, Wareneingangs- und Rechnungsdatum unterschiedliche Umrechnungszeitpunkte erfordern.
Auch nachträgliche Kursabweichungen bei der Rechnungsbuchung sollten sauber verarbeitet werden können.
Lieferantendaten und Bestellwesen müssen zusammenarbeiten
Die beste Lieferantenverwaltung bringt wenig, wenn ihre Informationen bei der Bestellung nicht berücksichtigt werden. Deshalb sollte eine moderne Warenwirtschaft die gepflegten Einkaufsdaten direkt mit dem Bestellvorschlagswesen verknüpfen.
Die Software sollte automatisch prüfen, welcher Lieferant infrage kommt, welche Einkaufspreise gelten, welche Mindestbestellmengen einzuhalten sind und in welchen Verpackungseinheiten bestellt werden darf.
Idealerweise erhält der Einkäufer bereits einen Bestellvorschlag, der diese Vorgaben berücksichtigt. Er muss dann lediglich prüfen, ob die vorgeschlagene Bestellung wirtschaftlich und betrieblich sinnvoll ist.
Fazit: Gute Lieferantendaten sind die Grundlage eines effizienten Einkaufs
Eine moderne Warenwirtschaft sollte Lieferantendaten nicht als einfache Zusatzinformationen behandeln. Sie bilden eine wichtige Grundlage für die Einkaufsplanung und automatische Bestellprozesse.
Mehrere Lieferanten pro Artikel, flexible Preiseinheiten, Mindestbestellmengen, Bestellintervalle, Staffelpreise, CSV-Importe und Fremdwährungen gehören deshalb zu den Funktionen, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer Warenwirtschaft achten sollten.
Unser Tipp: Lassen Sie sich bei einer Softwarevorführung einen realistischen Bestellvorschlag mit Mindestabnahme, Verpackungseinheit und Staffelpreisen zeigen. Daran lässt sich schnell erkennen, wie durchdacht die Einkaufsfunktionen tatsächlich sind.
Wer seine Einkaufsprozesse optimieren möchte, sollte zunächst prüfen, welche Lieferantendaten bereits gepflegt werden und welche Informationen für eine zuverlässige Bestellautomatisierung noch fehlen.
Häufige Fragen (FAQ)
Ja. Eine moderne Warenwirtschaft sollte beliebig viele Lieferanten pro Artikel unterstützen, jeweils mit individuellen Einkaufspreisen, Artikelnummern und Bestellbedingungen.
Die Mindestbestellmenge legt fest, wie viel mindestens bestellt werden muss. Das Bestellintervall bestimmt, in welchen Mengenschritten bestellt werden darf. Beispielsweise können mindestens 500 Stück vorgeschrieben sein, während weitere Mengen in 100er-Schritten möglich sind.
Ja, sofern die Lieferantenbedingungen dies erfordern. Die Software sollte Mindestbestellmengen und zulässige Bestellintervalle berücksichtigen und die Anpassung nachvollziehbar anzeigen.
Mit einer geeigneten Importfunktion lassen sich beispielsweise CSV-Preislisten einlesen und vorhandene Einkaufsdaten aktualisieren. Wie weit dieser Prozess automatisiert werden kann, hängt von der Software und der Qualität der gelieferten Daten ab.