Welcher Lieferant bietet den besten Einkaufspreis? Wer kann am schnellsten liefern? Wie viel Bestand ist noch verfügbar – und wie viel werden Sie in den nächsten Wochen voraussichtlich verkaufen?
Im Einkauf müssen viele solcher Faktoren gleichzeitig im Blick behalten werden. Besonders anspruchsvoll wird das, wenn ein Artikel von mehreren Lieferanten bezogen werden kann.
Was wäre, wenn Ihre Warenwirtschaft mit KI einen großen Teil dieser Analyse für Sie übernehmen könnte?
Genau hier setzen wir bei dbFakt mit der integrierten KI an.
Statt die Daten einzeln zu prüfen und die relevanten Informationen manuell gegeneinander abzuwägen, können diese strukturiert an die in dbFakt integrierte KI übergeben werden.
Sie analysiert beispielsweise historische Verkäufe, den aktuellen beziehungsweise freien Bestand sowie Preise und Bezugszeiten der hinterlegten Lieferanten.
Daraus kann sie eine konkrete Empfehlung ableiten:
Wie viel sollte bestellt werden – und welcher Lieferant ist unter den aktuellen Bedingungen sinnvoll?
Eine Analyse, für die ein Mitarbeiter bei sorgfältiger manueller Prüfung mehrere Minuten benötigen kann, lässt sich so erheblich beschleunigen.
Gerade bei großen Sortimenten steckt darin enormes Potenzial.
dbFakt ist mehrlieferantenfähig. Sie können einem Artikel mehrere Lieferanten mit unterschiedlichen Einkaufspreisen, Lieferzeiten und Konditionen zuordnen.
Doch bei wem sollten Sie bestellen?
Der günstigste Lieferant ist schließlich nicht automatisch die beste Wahl. Liefert er erst in vier Wochen, während Ihr Bestand nur noch wenige Tage reicht, kann ein teurerer Lieferant plötzlich die wirtschaftlich sinnvollere Entscheidung sein.
Ein Einkäufer muss deshalb verschiedene Informationen zusammenbringen: Bestand, Verkaufsentwicklung, Einkaufspreise, Lagerkapazitäten, Lieferzeiten und den erwarteten Bedarf.
Und genau diese Daten sind in Ihrer Warenwirtschaft bereits vorhanden.
| Lieferant | Einkaufspreis | Lieferzeit |
| Lieferant A | 31,50 € | 7 Tage |
| Lieferant B | 33,20 € | 2 Tage |
| Lieferant C | 29,90 € | 14 Tage |
 | Einkauf ganzheitlich betrachten. dbFakt berücksichtigt nicht nur Preise, sondern auch Bestände, Verkaufsentwicklung, Lieferzeiten und weitere relevante Faktoren. |
| KI direkt mit den Daten Ihrer Warenwirtschaft nutzen. Vorhandene Artikel-, Bestands-, Verkaufs- und Lieferantendaten können unmittelbar als Grundlage für KI-gestützte Analysen dienen. |
| Bessere Entscheidungen bei mehreren Lieferanten. Günstigster Preis oder schnellste Lieferung? dbFakt hilft dabei, verschiedene Faktoren gemeinsam zu bewerten. |
| Bestellmengen intelligenter ermitteln. Historische Verkäufe, freier Bestand und Bezugszeiten können in die Empfehlung für den zukünftigen Bedarf einfließen. |
| Mindest- und Sollbestände bedarfsgerechter planen. Die KI kann bei der Ermittlung sinnvoller Mindestbestände bzw. Meldemengen unterstützen und dabei beispielsweise saisonale Entwicklungen berücksichtigen. |
| Individuelle Faktoren mitdenken. Wenig Lagerfläche, saisonale Nachfrage oder weitere Besonderheiten? Über die Aufgabenstellung können zusätzliche Rahmenbedingungen in die KI-Analyse einfließen. |
| Zeit im Einkauf sparen. Statt zahlreiche Informationen pro Artikel manuell zusammenzutragen und auszuwerten, unterstützt dbFakt dabei, schneller zu einer fundierten Entscheidungsgrundlage zu kommen. |
| KI unterstützt – Sie entscheiden. dbFakt nutzt KI als intelligenten Assistenten. Die Kontrolle und die endgültige Einkaufsentscheidung bleiben beim Menschen. |
Noch interessanter wird es beim Mindestbestand, häufig auch Meldemenge genannt.
Er bestimmt, wann die Warenwirtschaft signalisiert: Dieser Artikel sollte nachbestellt werden.
Doch ist ein einmal festgelegter Mindestbestand auch Monate später noch sinnvoll?
Die KI kann Verkaufshistorien und Bezugszeiten analysieren und daraus geeignete Mindest- und Sollbestände vorschlagen. So lassen sich Bestände stärker an der tatsächlichen Nachfrage ausrichten.
Dabei kann die Analyse weit über eine starre Formel hinausgehen.
Sie verkaufen Saisonartikel? Dann kann die KI saisonale Entwicklungen berücksichtigen. Ein typischer Sommerartikel benötigt im Dezember schließlich eine andere Einkaufsplanung als kurz vor Beginn der Saison.
Ihre Lagerfläche wird knapp? Auch das kann in die Aufgabenstellung einfließen und zu einer entsprechend sparsameren Bestandsplanung führen.
Und stehen zusätzlich aktuelle Verfügbarkeitsdaten Ihrer Lieferanten zur Verfügung, können perspektivisch auch diese Informationen in die Bewertung einbezogen werden.
Wo bekomme ich den Artikel zu den aktuell besten Konditionen?
Ist der günstigste Lieferant auch dann die beste Wahl, wenn er später liefert?
Was ist noch verfügbar – und wann muss ich welche Menge nachbestellen?
Für uns bei dbFakt bedeutet KI in einer Warenwirtschaft nicht, lediglich eine einzelne Funktion um künstliche Intelligenz zu ergänzen. Wir betrachten den Einkaufsprozess ganzheitlich.
Denn eine gute Einkaufsentscheidung hängt eben nicht nur vom aktuellen Bestand oder vom günstigsten Einkaufspreis ab.
Verkaufsentwicklung, freier Bestand, mehrere Lieferanten, unterschiedliche Einkaufspreise und Bezugszeiten, Mindest- und Sollbestände sowie saisonale oder betriebliche Rahmenbedingungen greifen ineinander.
Warum also nur einen Teil davon betrachten, wenn die relevanten Informationen bereits in der Warenwirtschaft zusammenlaufen?
Genau hier liegt für uns ein wesentlicher Mehrwert von dbFakt. Während KI-Anwendungen häufig einzelne Aspekte eines Prozesses isoliert betrachten, setzen wir auf das Zusammenspiel der vorhandenen Informationen.
Die integrierte KI kann diese Daten gemeinsam analysieren und daraus konkrete Empfehlungen für den Einkauf ableiten.
Das kann bei der Frage beginnen, wann ein Artikel nachbestellt werden sollte, über die sinnvolle Bestellmenge bis hin zur Entscheidung, welcher Lieferant unter den aktuellen Bedingungen die beste Wahl sein könnte.
Und auch Faktoren, die über klassische Warenwirtschaftslogik hinausgehen, können in die Betrachtung einfließen: Ist der Artikel saisonabhängig? Wird die Lagerfläche knapp? Muss deshalb vorsichtiger disponiert werden?
So entsteht aus vielen einzelnen Daten eine ganzheitliche Entscheidungshilfe.
Ja. Aber die Arbeit im Einkauf kann und wird sich erheblich verändern.
KI sollte wichtige Einkaufsentscheidungen aus unserer Sicht nicht unkontrolliert treffen. Sie liefert eine fundierte Entscheidungshilfe – der Mensch bewertet und entscheidet.
Denn KI ist nicht deterministisch und Daten können nicht jeden Einflussfaktor vollständig abbilden. Werbeaktionen, Marktveränderungen, besondere Absprachen mit Lieferanten oder menschliche Erfahrung können ebenfalls entscheidend sein.
Deshalb gilt für uns:
KI hilft. Der Mensch kontrolliert und entscheidet.
Ebenso wichtig ist die Datenqualität: Sind Bestände, Verkaufshistorien oder Lieferanteninformationen ungenau, gilt das auch für die Analyse.
Eine gut gepflegte Warenwirtschaft ist deshalb die Grundlage, um das Potenzial von KI sinnvoll auszuschöpfen.
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