Ein Kunde bestellt den letzten verfügbaren Artikel im Onlineshop. Fast gleichzeitig geht eine weitere Bestellung über einen Marktplatz ein. Im Ladengeschäft wird derselbe Artikel ebenfalls verkauft.
Das Problem: Alle Verkaufskanäle greifen auf denselben physischen Lagerbestand zu – wissen aber möglicherweise nicht schnell genug voneinander.
Im Shop erscheint der Artikel deshalb weiterhin als verfügbar, obwohl der tatsächliche Bestand bereits bei null liegt. Die Folge ist ein Überverkauf: Ein Artikel wurde verkauft, der nicht mehr geliefert werden kann.
Für den Händler bedeutet das zusätzlichen Aufwand. Die Bestellung muss geprüft, der Kunde informiert und der Auftrag möglicherweise storniert werden.
Wie entstehen unterschiedliche Bestände?
Abweichungen zwischen Shop und Lager entstehen häufig, wenn verschiedene Systeme und Verkaufskanäle nicht durchgängig miteinander kommunizieren.
Ein typisches Beispiel:
- 10 Stück befinden sich im Lager.
- Der eigene Onlineshop zeigt 10 Stück an.
- Ein Marktplatz bietet ebenfalls 10 Stück an.
- Ein zweiter Marktplatz kennt ebenfalls einen verfügbaren Bestand von 10 Stück.
- Zusätzlich wird Ware im Ladengeschäft verkauft.
Natürlich liegen deshalb nicht plötzlich 40 Artikel im Lager. Alle Kanäle greifen auf dieselben 10 Stück zu.
Damit das funktioniert, muss nach einem Verkauf möglichst schnell klar sein, welcher Bestand tatsächlich noch verfügbar ist.
Der entscheidende Punkt ist der Ablauf
Eine reine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop reicht dafür nicht unbedingt aus. Entscheidend ist, wann welche Informationen ausgetauscht werden.
Ein sinnvoller Prozess sieht beispielsweise so aus:
1. Bestellungen abrufen
2. Aufträge verarbeiten
3. Bestand neu berechnen
4. aktualisierten Bestand zurückmelden
Geht beispielsweise eine Bestellung über drei Stück ein, muss die Warenwirtschaft diese Bestellung zunächst berücksichtigen. Anschließend kann sie den neuen verfügbaren Bestand an die angebundenen Shops und Marktplätze übermitteln.
Je mehr Verkaufskanäle hinzukommen, desto wichtiger wird dieser geregelte Datenfluss.
Eine Warenwirtschaft als zentrale Bestandsquelle
Eine zentrale Warenwirtschaft kann hier die Rolle der führenden Instanz übernehmen. Statt Bestände getrennt in Shop, Marktplätzen und weiteren Systemen zu pflegen, laufen die relevanten Informationen an einer Stelle zusammen.
Das bietet mehrere Vorteile:
- ein zentraler Überblick über verfügbare Bestände
- Verkäufe aus unterschiedlichen Kanälen werden zusammengeführt
- Bestandsänderungen können automatisiert verteilt werden
- weniger manuelle Korrekturen
- geringeres Risiko von Überverkäufen
- weniger Stornierungen und Rückfragen
Besonders relevant wird das bei Multichannel- und Omnichannel-Strukturen, also wenn ein Unternehmen gleichzeitig über mehrere Shops, Marktplätze und gegebenenfalls ein stationäres Geschäft verkauft.
Wie löst dbFakt den Bestandsabgleich?
Bei dbFakt ist die Reihenfolge der Prozesse bewusst auf einen möglichst konsistenten Bestandsabgleich ausgelegt.
Zunächst werden neue Aufträge aus den angebundenen Verkaufskanälen abgerufen und verarbeitet. Die daraus resultierenden Bestandsänderungen werden anschließend wieder an die jeweiligen Systeme zurückgemeldet.
Mit den Shop-Proxy geht der Abgleich noch einen Schritt weiter: Dabei können vorhandene Bestände eines angebundenen Verkaufskanals zunächst abgerufen und mit den Beständen aus dbFakt verglichen werden. Anschließend müssen nur die tatsächlich vorhandenen Differenzen aktualisiert werden.
Das Ziel ist nicht, permanent sämtliche Daten neu zu übertragen, sondern Änderungen kontrolliert und nachvollziehbar zwischen den Systemen abzugleichen.
Warum Überverkäufe mehr als ein kleines Ärgernis sind
Ein einzelner Überverkauf lässt sich meist noch lösen. Häufen sich solche Fälle, entsteht daraus jedoch ein unnötiger Prozess.
Mitarbeiter müssen Kunden kontaktieren, Aufträge stornieren, Zahlungen gegebenenfalls korrigieren und Bestände überprüfen. Gleichzeitig erhält der Kunde eine schlechte Erfahrung: Ein als verfügbar angezeigter Artikel kann plötzlich doch nicht geliefert werden.
Bei Marktplätzen kommt ein weiterer Aspekt hinzu. Stornierungen aufgrund fehlender Ware können sich negativ auf Verkäuferkennzahlen auswirken. Welche Auswirkungen dies konkret hat, hängt vom jeweiligen Marktplatz und dessen aktuellen Bewertungskriterien ab.
Ein zuverlässiger Bestandsabgleich ist deshalb nicht nur eine Frage der Lagerverwaltung. Er wirkt sich direkt auf die Qualität der gesamten Auftragsabwicklung aus.
Worauf sollten Händler beim Bestandsabgleich achten?
Wer mehrere Verkaufskanäle aus einem gemeinsamen Lager bedient, sollte bei seiner Warenwirtschaft und den Schnittstellen vor allem auf vier Punkte achten:
Zentrale Bestandsführung
Alle Verkaufskanäle greifen auf einen zentral geführten und verlässlichen Lagerbestand zu.
Klare Prozessreihenfolge
Bestellungen werden zuerst verarbeitet und die aktualisierten Bestände anschließend übertragen.
Automatisierter Datenaustausch
Bestandsänderungen werden automatisch übertragen und reduzieren so den manuellen Pflegeaufwand.
Skalierbarkeit & Flexibilität
Weitere Shops, Marktplätze oder Lager lassen sich in die bestehende Bestandsführung integrieren.
Fazit: Ein Bestand braucht eine zentrale Wahrheit
Unterschiedliche Bestände in Shop, Marktplatz und Lager sind häufig kein reines Lagerproblem. Die Ursache liegt oftmals im Zusammenspiel der beteiligten Systeme und in der Reihenfolge, in der Bestellungen und Bestandsänderungen verarbeitet werden.
Eine zentral angebundene Warenwirtschaft schafft hier eine gemeinsame Datenbasis. Neue Aufträge fließen zusammen, Bestände werden neu berechnet und anschließend wieder an die Verkaufskanäle übermittelt.
Wer mehrere Kanäle aus einem gemeinsamen Bestand beliefert, sollte deshalb nicht nur fragen, ob eine Schnittstelle vorhanden ist – sondern vor allem, wie der Bestandsabgleich dahinter tatsächlich funktioniert.
Wer prüfen möchte, wie sich ein solcher Ablauf mit dbFakt umsetzen lässt, kann sich den Prozess anhand der eigenen Shop- und Marktplatzstruktur zeigen lassen.
FAQ
Das hängt von Bestellvolumen, Verkaufskanälen und technischer Anbindung ab. Wichtiger als ein pauschales Zeitintervall ist ein sinnvoll aufgebauter Prozess, bei dem neue Verkäufe zeitnah in den verfügbaren Bestand einfließen.
Sie kann das Risiko erheblich reduzieren. Bei mehreren externen Plattformen spielen jedoch auch Übertragungszeiten, Schnittstellen und die Verarbeitungsgeschwindigkeit der jeweiligen Plattform eine Rolle.
Nein. Mehrere Verkaufskanäle können grundsätzlich auf einen gemeinsamen Bestand zugreifen. Entscheidend ist, dass Verkäufe zentral berücksichtigt und die verfügbaren Mengen zuverlässig an alle Kanäle zurückgemeldet werden.
Bei mehreren Lagerstandorten wird zusätzlich relevant, welcher Bestand welchem Verkaufskanal zur Verfügung steht. Dafür sollte die Warenwirtschaft Lagerbestände getrennt verwalten und passende Regeln für die Verfügbarkeit unterstützen.