Vom Rohstoff bis zum fertigen Produkt. Wer Lebensmittel produziert, muss jederzeit nachvollziehen können, welche Rohstoffe in welchem Endprodukt verarbeitet wurden. Gerade bei Produkten mit mehreren Zutaten kann die Rückverfolgbarkeit schnell komplex werden.
Ein typisches Beispiel ist die Herstellung von Schokoladeneis. Milch, Sahne, Zucker und Schokolade werden als Rohstoffe eingekauft, in unterschiedlichen Chargen angeliefert und anschließend gemeinsam zu einem neuen Produkt verarbeitet.
Eine Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung sorgt dafür, dass diese Zusammenhänge nicht nur im Lagerbestand, sondern über den gesamten Produktionsprozess nachvollziehbar bleiben.
Ein Praxisbeispiel: Wie wird aus vier Eingangschargen eine Charge Schokoladeneis?
Nehmen wir an, ein Speiseeishersteller produziert Schokoladeneis aus folgenden Zutaten:
- Milch
- Sahne
- Zucker
- Schokolade
Die benötigten Rohstoffe werden von unterschiedlichen Lieferanten angeliefert. Beim Wareneingang werden die jeweiligen Chargen erfasst.
Beispielsweise könnten folgende Bestände im Lager vorhanden sein:
| Rohstoff | Eingangscharge |
| Milch | M-120826 |
| Sahne | S-110826 |
| Zucker | Z-0726 |
| Schokolade | C-080826 |
Damit ist zunächst dokumentiert, welche konkrete Charge eines Rohstoffs sich im Lager befindet.
Chargenverfolgung im Produktionsprozess
Bereits beim Wareneingang beginnt die Rückverfolgbarkeit.
Die angelieferte Ware wird dem entsprechenden Artikel zugeordnet und mit ihrer Charge eingebucht. Dadurch ist beispielsweise nicht einfach nur bekannt, dass 200 Liter Milch vorhanden sind. Im Warenbestand ist zusätzlich hinterlegt, aus welcher Charge diese Milch stammt.
Je nach betrieblichem Ablauf können weitere chargenbezogene Informationen eine Rolle spielen, beispielsweise Lieferant, Wareneingangsdatum oder Mindesthaltbarkeitsdatum.
Das fertige Schokoladeneis wird in der Warenwirtschaft als eigener Artikel geführt.
Die Zusammensetzung kann über eine Produktionsstückliste definiert werden. Darin ist beispielsweise hinterlegt, welche Mengen Milch, Sahne, Zucker und Schokolade für eine bestimmte Produktionsmenge benötigt werden.
Aus einzelnen Lagerartikeln wird damit ein definierter Produktionsprozess.
Jetzt kommt der entscheidende Punkt der Chargenverwaltung.
Bei der Produktion reicht es nicht aus zu wissen, dass beispielsweise Milch und Schokolade verwendet wurden. Entscheidend ist, welche Charge des jeweiligen Rohstoffs tatsächlich in die Produktion eingeflossen ist.
Beim Verbuchen der Produktion werden deshalb die verwendeten Chargen den jeweiligen Bestandteilen zugeordnet.
Für eine Produktionscharge Schokoladeneis könnte das beispielsweise so aussehen:
Produktionscharge: SCHOKO-130826-01
Verwendete Rohstoffe:
- Milch – Charge M-120826
- Sahne – Charge S-110826
- Zucker – Charge Z-0726
- Schokolade – Charge C-080826
Die entsprechenden Mengen werden aus dem Rohstoffbestand ausgebucht. Gleichzeitig wird das produzierte Schokoladeneis als neuer Bestand eingebucht und erhält eine eigene Charge.
Damit entsteht eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Eingangscharge, Produktion und Ausgangscharge.
Rückverfolgbarkeit in beide Richtungen
Der eigentliche Nutzen zeigt sich häufig erst dann, wenn eine konkrete Charge überprüft werden muss. Angenommen, ein Lieferant informiert den Speiseeishersteller darüber, dass es ein Problem mit der Schokoladencharge C-080826 gibt.
Dann lautet die entscheidende Frage:
In welchen Produktionschargen wurde diese Schokolade verarbeitet und an wen wurde diese verkauft?
Durch die dokumentierte Chargenverwendung lässt sich nachvollziehen, ob beispielsweise die Charge SCHOKO-130826-01 betroffen ist. Genauso funktioniert die Rückverfolgung in die andere Richtung. Gibt es eine Reklamation zu einer bestimmten Charge Schokoladeneis, kann nachvollzogen werden, welche Rohstoffchargen bei deren Herstellung verwendet wurden. Genau diese Verbindung ist in der Lebensmittelproduktion von zentraler Bedeutung.
Warum Excel-Listen schnell an ihre Grenzen kommen
Solange ein Betrieb nur wenige Produkte und Rohstoffe verarbeitet, erscheint eine manuelle Dokumentation möglicherweise noch überschaubar. Mit steigender Zahl an Rohstoffen, Lieferanten, Chargen und Produktionsvorgängen wächst jedoch auch die Zahl der Beziehungen zwischen diesen Daten.
Aus der einfachen Frage „Welche Schokolade haben wir verwendet?“ wird schnell eine Suche durch Wareneingänge, Produktionsunterlagen und Bestandslisten. Eine integrierte Chargenverwaltung verbindet diese Informationen direkt mit den Warenbewegungen und Produktionsvorgängen.
Es wird auch richtig komplex, wenn z.B. noch andere Produktionen miteinander veredelt werden, als Beispiel bekommt das Schokoladeneis noch eine Vanillesauce hinzu, dann habe ich zwei Produktionschargen die ich rückverfolgen muss.
Chargenverwaltung als Bestandteil der Lebensmittelproduktion
Für Lebensmittelhersteller ist Chargenverwaltung deshalb weit mehr als eine zusätzliche Nummer auf einem Artikel. Sie verbindet den gesamten Warenfluss:
Wareneingang
Eingangscharge
Lagerbestand
Stückliste
Rohstoffcharge
Produktionscharge
fertiges Produkt
Dadurch bleibt nachvollziehbar, welcher Rohstoff in welchem produzierten Artikel gelandet ist.
Das unterstützt Unternehmen nicht nur bei ihrer Dokumentation, sondern insbesondere dann, wenn bei einer Reklamation oder einem Qualitätsproblem schnell festgestellt werden muss, welche Waren und Produktionschargen tatsächlich betroffen sind.
Chargenverwaltung mit einer Warenwirtschaft abbilden
Eine Warenwirtschaft kann die kaufmännischen und logistischen Prozesse eines Lebensmittelherstellers mit der Produktion verbinden. Statt Wareneingang, Lagerbestand, Produktion und Chargendokumentation getrennt zu betrachten, werden die Warenbewegungen miteinander verknüpft.
So entsteht aus einer einfachen Warenbuchung eine durchgängige Historie:
Welche Charge wurde wann eingekauft, wo wurde sie eingesetzt und in welcher Charge des fertigen Produkts ist sie enthalten?
Gerade für produzierende Unternehmen aus der Lebensmittelbranche ist das ein typischer Anwendungsfall für eine Warenwirtschaft mit integrierter Chargenverwaltung.